Đây là chức năng chưa hề có trong những phiên bản trước đây của Exchange. Trong những phiên bản trước, những chức năng như thế này chỉ có được khi khách hàng mua thêm các sản phẩm Archive từ các hãng thứ ba mà thôi.
Như các bạn đã biết, Exchange 2010 giờ đây đã chính thức ra mắt phiên bản chính thức và có thể download miễn phí bản dùng thử tại đây. Sản phẩm này có một tính năng mới rất đặc biệt được bổ sung đó là chức năng cho phép sao lưu dự phòng email, voicemail, lịch làm việc và các danh bạ liên lạc. Nó cũng bổ sung thêm chức năng giúp quản lý dữ liệu tăng lên theo thời gian và nhu cầu kiểm soát thông tin trong doanh nghiệp. Trong bài này chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu và phân tích những khả năng mới của Exchange 2010 sẽ mang lại hiệu quả gì do doanh nghiệp và tác động thế nào đến các đối tác hiện tại của Microsoft.
Những tính năng Archiving rải rác trong những phiên bản trước.
Trong những phiên bản trước, Exchange cũng đã nhắm đến nhu cầu Archiving và Retention trong nhiều tính năng khác nhau rải rác trên cả Server lẫn Client. Tuy nhiên, Microsoft đã chưa đưa ra được một công cụ và giải pháp thống nhất bao quát được những nhu cầu dạng này cho các doanh nghiệp. Tại máy trạm, Outlook đã cung cấp chức năng Auto-Archiving cho phép di chuyển những thư đã quá thời một hạn sử dụng nhất định tại mailbox đang đặt trên Server của người dùng vào một tập tin độc lập bên ngoài mang tên là Personal Folder File (PST), và thông thường thì tập tin này được đặt trên đĩa cứng của người dùng cuối. Tính năng này sẽ giúp người dùng luôn duy trì được kích thước giới hạn của mailbox đồng thời vẫn giữ lại được những thông tin cũ khi cần thiết.
Tuy vậy, bộ phận IT có thể sẽ mất kiểm soát khi cần truy cập những thông tin cũ này vì chúng đã hoàn toàn được lưu trữ tách biệt trên máy các máy trạm và người dùng cuối có thể sẽ không thể truy cập được những thông tin trong tập tin PST này nếu họ đang login từ một máy khác. Tệ hại hơn nữa là những dữ liệu được lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc thiết bị lưu trữ rời hoàn toàn có thể bị thất lạc hoặc bị đánh cắp, điều này sẽ làm cho dữ liệu bí mật gặp nhiều nguy cơ rủi ro.
Exchange 2007 đã giới thiệu chức năng Journalling cho phép sao chép lại tất cả những thư đã di chuyển qua Hub Transport server và lưu trữ những thư này cho phép có thể xem lại trong một mailbox độc lập hoặc chuyển chúng đến một SharePoint site hoặc một địa chỉ SMTP nào đó. Chức năng Journalling có thể được kích hoạt riêng cho một số người nhận cụ thể (ví dụ như một Distribution list hoặc một người dùng cá nhân nào đó). Thêm vào đó, Exchange 2007 cũng đã giới thiệu chức năng lưu giữ thông tin mới gọi là Messaging Records Management (MRM).
Một tính năng phụ của MRM trong Exchange 2007 được gọi là Managed Folders, cho phép dùng những rules đã được định nghĩa trước bởi người quản trị để xóa hoặc di chuyển thư trong một vài mailbox default folders, như là hộp Inbox, Sent Items, và Deleted Items, cũng giống như là các thư mục tùy biến khác được định nghĩa bởi người quản trị. Managed Folder cho phép người quản trị khả năng kiểm soát được dữ liệu mail lưu trữ của người dùng cuối. Nhưng nó cũng hoàn toàn phụ thuộc vào việc người dùng có đặt và lưu giữ thông tin của họ trong những thư mục tương ứng theo đúng chính sách quy định của công ty hay không nữa.
Quản lý và giám sát tập trung việc Archive của các cá nhân
Exchange 2010 bổ sung thêm chức năng Personal Archive Mailbox, một mailbox thứ hai có thể được tạo từ cấp độ người dùng. Những lợi ích chính của Personal Archive là giúp cho việc quản trị việc sao lưu dự phòng dữ liệu người dùng cuối tốt hơn, việc truy cập đến các hạng mục đã được archive cũng tập trung và giảm được những đòi hỏi về vấn đề lưu trữ khi so sánh với hình thức PST.
Personal Archive sẽ xuất hiện như dạng một folder độc lập với mailbox chính trong Outlook 2010 và Outlook web Access (OWA) 2010 (những phần mềm mail client khác sẽ không xuất hiện tính năng này). Người dùng có thể dùng mailbox thứ hai như thể họ đã từng dùng PST trước đây (và những thông tin đang tồn tại sẵn trong PST có thể được di chuyển vào Personal Archive). Nhưng vì Personal Archive giờ đây lại nằm trên Server, do đó, nó cho phép người quản trị có thể kiểm soát thông tin này, có thể sao lưu dự phòng, áp dụng chính sách lưu giữ thông tin và tìm kiếm khi cần thiết. Hơn nữa cũng sẽ cho phép người dùng truy cập vào các thông tin mà họ đã lưu trữ này từ bất cứ PC nào có kết nối với Server. Personal Archive sẽ có giới hạn quota riêng so với mailbox chính mặc dù cả hai cùng được lưu trữ trên cùng một mailbox database của Exchange Server.
Người quản trị có thể cấu hình Outlook để ngăn việc sử dụng PST, vì thế sau khi đã chuyển đổi cả công ty chuyển sang sử dụng hình thức Personal Archive trên Server, người quản trị có thể cấm luôn khả năng sử dụng tập tin local archive PST và đảm bảo là tất cả các thông tin archive đều sẽ được đưa lên server.
Retention Tag giúp quản lý các dữ liệu thư điện tử.
Exchange 2010 bổ sung thêm những Retention Tags để quản lý việc các dữ liệu thư tín được lưu giữ lại như thế nào, đồng thời cũng giúp cho công ty đảm bảo được việc tuân thủ các chính sách an toàn thông tin.
Một Retention Tag là một dạng metadata được gắn kèm với thư điện tử hoặc mailbox folder và chỉ định rằng những hạng mục này sẽ được lưu giữ trong bao lâu trong folder hiện tại và điều gì sẽ xảy ra khi thời gian này hết hạn. Vi dụ: sau thời gian quy định những thư này sẽ được chuyển tới thư mục Personal Archive hoặc Deleted items, bị xóa đi nhưng cho phép khôi phục lại hoặc bị xóa vĩnh viễn, hoặc được đánh dấu là đã quá thời hạn quy định và thông báo cho người dùng để họ tự ra quyết định. Mỗi một Retention tag ó thể áp dụng cho một mailbox folder hoặc một hạng mục tin, và những tag khác nhau có thể được dùng cho những bộ phận khác nhau như bộ phận nhân sự, kỹ thuật hoặc những hạng mục tương ứng với các đối tác bên ngoài. Một tag (thẻ) được gán vào một hạng mục sẽ phủ định luôn giá trị của thẻ đang gán cho folder chứa nó và một thẻ mặc định trên mailbox được sử dụng khi cả hạng mục và thư mục chứa nó đều chưa được gán cho thẻ nào.
Người quản trị có thể kích hoạt Retention tag cho một mailbox bằng cách gán cho nó một chính sách Retention trong đó liệt kê Tag mặc định của mailbox, những Tag đặc thù của folder và những tag cá nhân. Những tag dành cho cá nhân sẽ xuất hiện tại máy trạm và người dùng cuối có thể chọn và gán chúng cho những folder và hạng mục mong muốn. Một header của thư điện tử sẽ thể hiện được thông tin của tag đã được gán cho bức thư đó.
Retention tag và Managed Folders đều được sắp xếp trong nhóm tính năng MRM, mặc dù Managed folder được tiếp tục duy trì trong Exchange 2010 chủ yếu là để tương thích ngược với phiên bản trước nhưng không thể được sử dụng trên cùng mailbox có Retention Tags. Retention Tag cung cấp tag cho từng hạng mục một trong khi đó Managed folder lại không thể làm được. Retionn Tag có thể được sử dụng trên các e-mail ở bất cứ nơi đâu trong mailbox, trong khi đó Managed Folders chỉ kiểm soát được những folder mặc định của một mailbox và những folder đặc thù bổ sung được tạo bởi người quản trị, nhưng không phải là những folder được tạo ra bởi người dùng cuối. Cũng như thế, managed Folder không hỗ trợ việc di chuyển những hạng mục tới Personal Archive mới. Do đó, Retention Tag ít bị phụ thuộc vào người dùng cuối và di chuyển các hạng mục đến đúng folder hơn là Managed Folder và đồng thời cũng cho phép người dùng cuối linh động hơn trong việc gán những chính sách retention phù hợp cho chính những e-mail của họ. Tuy nhiên, retention Tag không thể áp dụng cho Calendar, contact, journal, note và task items và chỉ có thể áp dụng với phiên bản Outlook 2010, trong khi đó Managed Folder có thể làm việc với cả phiên bản 2007.
Có một điểm đáng lưu ý là cả Retention Tag và Managed Folder đều không thể tích hợp được với chức năng Message Classification của Exchange, chức năng này được dùng để cảnh báo những mail nhạy cảm và bật các rules của Exchange Transport (xem thêm thông tin về Exchange Message Classifications)
Chức năng retention Tag chỉ đi kèm trong giấy phép Enterprise CAL của Exchange 2010, tương tự như Managed Folder trong phiên bản 2007.
Tìm kiếm thông tin từ nhiều mailbox, chức năng Legal Hold giúp hỗ trợ điều tra thông tin
Exchange 2010 bổ sung thêm một giao diện web mới gọi là Exchange Control Panel (ECP), cho phép phân quyền cho các cá nhân tự thực hiện một số tác vụ ví dụ như khả năng tìm kiếm thông tin trên nhiều mailbox cùng lúc và tạo mailbox mới mà trước đây muốn thực hiện được bắt buộc phải có các công cụ của người quản trị Exchange ví dụ như Exchange Management Shell dành riêng cho những người rất thành thạo về IT. Khả năng tìm kiếm thông tin trên nhiều mailbox sẽ cần thiết cho việc kiểm soát thông tin nội bộ hoặc tìm kiếm những thông tin bị mất trên một mailbox nhưng có thể vẫn còn tồn tại trong một mailbox khác.
ECP cho phép những người được phân quyền thực hiện việc tìm kiếm e-mail, calendar, task và contact items bao gồm cả những file đính kèm và những thông tin đã bị mã hóa với công nghệ Microsoft Information Rights Management (IRM). Những mục được định vị bởi chức năng search có thể được di chuyển tới một mailbox riêng biệt nhằm mục đích lưu giữ hoặc xem xét. ECP và các hỗ trợ phân quyền sẽ giúp giảm tải nhiều cho bộ phận IT trong việc tìm kiếm các thông tin.
Legal Hold lại là một tính năng mới nữa cho phép giữ lại các thông tin trong các mailbox do người quản trị mạng chỉ định. Legal hold sẽ đè lên tất cả các chính sách retention và có thể được sử dụng khi một tổ chức được cảnh báo các vấn đề liên quan đến kiện tụng hoặc tranh chấp và cần ngay lập tức giữ lại toàn bộ các giao dịch hiện tại và tiếp diễn. trong quá trình Legal Hold, người dùng vẫn có thể truy cập và quản lý hộp mailbox của họ một cách bình thường tuy nhiên mọi hành động xóa và điều chỉnh thông tin đều sẽ được lưu lại trong thư mục Recoverable items của mailbox và hoàn toàn trong suốt với người dùng.
Một số yêu cầu tổng thể khác
Tính năng Archiving và Retention mới của Exchange 2010 cung cấp cho doanh nghiệp công cụ thay thế cho các phần mềm và dịch vụ lưu trữ hiện tại, bao gồm cả dịch vụ Exchange Hosted Archive của Microsoft và cả những giải pháp của các đối tác. Tuy nhiên, để sử dụng đúng và hiệu quả các chức năng về Archiving và retention vẫn đòi hỏi bạn phải có sự hoạch định và triển khai hết sức cẩn thận và để thành công cũng sẽ đòi hỏi phải có sự chấp thuận của các lãnh đạo xây dựng chính sách và pháp lý trong tổ chức. Vì thế mà vẫn có đất riêng cho các đối tác cung cấp các giải pháp bổ sung cho Archiving và Retention cho Exchange 2010. Hơn nữa, mặc dù email rất cần thiết phải được quan tâm về Archiving và retention nhưng dữ liệu đang được dùng trong các phần mềm ứng dụng khác trong doanh nghiệp cũng quan trọng không kém do đó các công cụ của Exchange cũng chỉ là một phần cần quan tâm trong chiến lược chung của toàn công ty.
Các tính năng mới về Archiving và Retention của Exchange 2010 có lẽ cũng đủ thuyết phục cho các khách hàng đang sử dụng Exchange 2003 có thể nâng cấp lên thẳng Exchange 2010 và bỏ qua luôn việc nâng cấp lên Exchange 2007. Tuy vậy, đối với những khách hàng đã dùng Exchange 2007 với tính năng Archiving và retention ổn định rồi cũng khó thuyết phục hơn để đầu tư mới.
Đông Nguyễn
