Tìm hiểu 5 bước Quản lý theo mục tiêu (MBO) và ưu nhược điểm liên quan

Quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives – MBO) là gì?

Quản lý theo mục tiêu (MBO)^[1]Thuật ngữ “quản lý theo mục tiêu (MBO)” được Peter F. Drucker sử dụng lần đầu tiên trong cuốn sách năm 1954 của ông có tựa đề Thực tiễn quản lý – … Continue reading là một mô hình quản lý chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức thông qua cách xác định rõ các mục tiêu mà cả cấp quản lý và nhân viên cùng đồng ý. Theo lý thuyết, có thể nói việc thiết lập mục tiêu và kế hoạch hành động hướng đến khuyến khích sự tham gia và cam kết giữa các nhân viên, cũng như gắn kết các mục tiêu trong toàn tổ chức.

• Quản lý theo mục tiêu (MBO) là một quá trình trong đó người quản lý và nhân viên đồng ý về các mục tiêu hiệu suất cụ thể và sau đó phát triển một kế hoạch để đạt được chúng.
• Nó được thiết kế để gắn kết các mục tiêu trong toàn bộ tổ chức và thúc đẩy sự tham gia cũng như cam kết của nhân viên.
• Có năm bước:
  • Xác định mục tiêu
  • Chia sẻ chúng với nhân viên
  • Khuyến khích nhân viên tham gia
  • Theo dõi tiến độ
  • Đánh giá hiệu suất và khen thưởng thành tích.
• Những người chỉ trích MBO cho rằng nó dẫn đến việc nhân viên cố gắng đạt được các mục tiêu đã đặt ra bằng bất kỳ phương tiện nào cần thiết, thường là tận dụng các nguồn chi phí công ty phải trả.

Hiểu Quản lý theo Mục tiêu (MBO)

Quản lý theo mục tiêu (còn được gọi là quản lý theo kế hoạch) là việc thiết lập một hệ thống thông tin quản lý (MIS) để so sánh kết quả hoạt động và thành tích thực tế với các mục tiêu đã xác định. Những người ứng dụng thực tế đã nhận định rằng lợi ích chính của MBO là nó cải thiện động lực và sự cam kết của nhân viên và giúp giao tiếp giữa quản lý và nhân viên tốt hơn.

Tuy nhiên, một điểm yếu của MBO là nó nhấn mạnh quá mức vào việc thiết lập các mục tiêu để có thể đạt được, thay vì làm việc trên một kế hoạch có hệ thống. Những người chỉ trích MBO, chẳng hạn như W. Edwards Deming, cho rằng việc đặt ra các mục tiêu khiến người lao động phải đạt được bằng mọi cách cần thiết, có thể bao gồm cả những con đường tắt dẫn đến chất lượng kém.

Trong cuốn sách đặt ra thuật ngữ của mình, Peter Drucker đã đưa ra một số nguyên tắc cho MBO. Các mục tiêu được đặt ra với sự giúp đỡ của nhân viên và tuy mang tính thử thách nhưng có thể đạt được. Nhân viên nhận được phản hồi hàng ngày và trọng tâm là phần thưởng hơn là hình phạt. Tăng trưởng và phát triển cá nhân được nhấn mạnh, thay vì tiêu cực do không đạt được mục tiêu.

Lưu ý: MBO không phải là một phương pháp chữa trị mà là một công cụ được sử dụng. Nó cung cấp cho các tổ chức một quy trình, nhiều nhà chuyên môn khẳng định rằng sự thành công của MBO phụ thuộc vào sự hỗ trợ từ lãnh đạo cao nhất, các mục tiêu được vạch ra rõ ràng và các nhà quản lý được đào tạo có thể thực hiện nó.

Quản lý theo Mục tiêu (MBO) trong 5 bước

MBO vạch ra năm bước mà các tổ chức nên sử dụng để đưa kỹ thuật quản lý vào thực tiễn.

1. Xác định hoặc sửa đổi các mục tiêu tổ chức cho toàn bộ công ty. Tổng quan rộng rãi này phải xuất phát từ sứ mệnh và tầm nhìn của công ty.
2. Diễn dịch các mục tiêu của tổ chức cho nhân viên. Năm 1981, George T. Doran sử dụng từ viết tắt SMART^[2]specific, measurable, acceptable, realistic, time-bound (cụ thể, đo lường được, chấp nhận được, thực tế, giới hạn thời gian) để thể hiện khái niệm này
3. Kích thích sự tham gia của nhân viên trong việc thiết lập các mục tiêu cá nhân. Sau khi các mục tiêu của tổ chức được chia sẻ với các nhân viên từ trên xuống dưới, các nhân viên cần được khuyến khích giúp đặt ra các mục tiêu của riêng họ để đạt được những mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Điều này mang lại cho nhân viên động lực lớn hơn vì họ được trao quyền nhiều hơn.
4. Giám sát quá trình làm việc của nhân viên. Trong bước hai, thành phần quan trọng của các mục tiêu là chúng có thể đo lường được đối với nhân viên và người quản lý để xác định mức độ đáp ứng của chúng.
5. Đánh giá và khen thưởng sự tiến bộ của nhân viên. Bước này bao gồm phản hồi trung thực về những gì đã đạt được và chưa đạt được cho mỗi nhân viên

Ưu điểm và Nhược điểm của Quản lý theo Mục tiêu (MBO)

MBO đi kèm với nhiều ưu điểm và nhược điểm.

Thuận lợi

• Nhân viên tự hào về công việc của họ và được giao các mục tiêu mà họ biết rằng họ có thể đạt được phù hợp với sức mạnh, kỹ năng và kinh nghiệm giáo dục của họ.
• Việc chỉ định các mục tiêu phù hợp mang lại cảm giác quan trọng cho nhân viên, thúc đẩy sản lượng và lòng trung thành của họ đối với công ty.
• Giao tiếp giữa quản lý và nhân viên được tăng lên.
• Ban lãnh đạo có thể tạo ra các mục tiêu dẫn đến thành công của công ty.

Nhược điểm

• Vì MBO tập trung vào các mục tiêu và chỉ tiêu, nên MBO thường bỏ qua các phần khác của công ty, chẳng hạn như văn hóa ứng xử, đặc tính làm việc lành mạnh và các lĩnh vực để tham gia và đóng góp.
• Sự căng thẳng được gia tăng đối với nhân viên để đáp ứng các mục tiêu trong một khung thời gian cụ thể.
• Nhân viên được khuyến khích hoàn thành các mục tiêu bằng mọi cách cần thiết, nghĩa là có thể thực hiện các lối tắt và chất lượng công việc bị ảnh hưởng.
• Nếu việc quản lý chỉ dựa vào MBO cho tất cả các trách nhiệm quản lý, thì có thể gặp vấn đề đối với các lĩnh vực không phù hợp với MBO.

Mục tiêu của quản lý theo mục tiêu (MBO) là gì?

Quản lý theo mục tiêu (MBO) sử dụng một tập hợp các tiêu chuẩn khách quan hoặc định lượng được để đo lường hiệu quả hoạt động của công ty và nhân viên của công ty. Bằng cách so sánh năng suất thực tế với một bộ tiêu chuẩn nhất định, các nhà quản lý có thể xác định các khu vực có vấn đề và cải thiện hiệu quả. Cả cấp quản lý và người lao động đều biết và đồng ý với các tiêu chuẩn này và các mục tiêu của chúng.

Ví dụ về MBO là gì?

Một công ty có thể đặt ra nhiều mục tiêu khác nhau với nhân viên của mình. Trong trường hợp của một Call Center, một MBO có thể làm tăng 10% sự hài lòng của khách hàng, đồng thời giảm số lần gọi đi một phút. Công ty hiện đang tìm cách để đạt được mục tiêu này. Sau khi đã quyết định, điều quan trọng là phải đưa nhân viên vào làm việc và sau đó theo dõi sự tiến bộ của họ, cung cấp phản hồi và khen thưởng những người làm tốt công việc.

Một số hạn chế của việc sử dụng MBO là gì?

Vì MBO hoàn toàn tập trung vào các mục tiêu và chỉ tiêu, nên MBO thường bỏ qua các phần khác của công ty, chẳng hạn như văn hóa doanh nghiệp, ứng xử của người lao động, đặc tính làm việc lành mạnh, các vấn đề môi trường và các lĩnh vực tham gia và đóng góp cho cộng đồng và lợi ích xã hội.

Sự khác biệt giữa MBO và quản lý theo ngoại lệ (Management By Exception – MBE) là gì?

Trong quản lý theo ngoại lệ (MBE), ban quản lý chỉ giải quyết các trường hợp mà các mục tiêu hoặc tiêu chuẩn bị vi phạm. Do đó, người lao động sẽ bị bỏ lại một mình cho đến khi và trừ khi không đạt được trình độ thông thạo.

Điểm mấu chốt

Về mặt lý thuyết, MBO có rất nhiều ý nghĩa: Giúp nhân viên tham gia vào việc thiết lập các mục tiêu của công ty và họ có nhiều khả năng chia sẻ các mục tiêu của ban lãnh đạo, làm việc chăm chỉ hơn và đạt mục tiêu.

Tuy nhiên, cũng có một lý do chính đáng khiến MBO bị chỉ trích nhiều. Giống như hầu hết những thứ trông đẹp trên giấy, nó không phải lúc nào cũng hoạt động trong thực tế. Điều quan trọng là nhận thức được những hạn chế của nó, tùy chỉnh kế hoạch theo tổ chức của bạn và đảm bảo rằng mọi người đều tham gia đầy đủ và các mục tiêu rõ ràng và hợp lý trước khi bắt đầu.

Dịch từ https://www.investopedia.com/