Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày một số thuật ngữ kỹ thuật quan trọng liên quan đến lãnh vực chuyển đổi số

Số hóa dữ liệu

Thuật ngữ đầu tiên là số hóa. Số hóa là việc chuyển đổi thông tin tương tự hoặc thông tin vật lý sang định dạng kỹ thuật số.

Ví dụ: Toàn bộ thông tin đang lưu trữ ở dạng giấy tờ, sổ sách giờ cần phải được chuyển sang lưu trữ ở dạng kỹ thuật số.

Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm ..vv chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS, kinh doanh … mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi. 

Số hóa tài liệu là gì? 

Số hóa dữ liệu là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

Mô hình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số: 

Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp quan trọng đầu tiên của quá trình chuyển đổi số. Nó đem lại các lợi ích sau: 

• Giảm không gian lưu 
• Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ 
• Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn 
• Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu 
• Chia sẻ thông tin nhanh chóng 
• Tăng cường khả năng bảo mật thông tin 
• Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. 
• Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.

Số hóa quy trình 

Thuật ngữ tiếp theo là số hóa quy trình. Đó là việc sử dụng công nghệ để kích hoạt hoặc cải tiến một mô hình kinh doanh hoặc một quy trình.

Ví dụ, khi nhân viên muốn nghỉ phép phải làm phiếu bằng giấy và gửi cho quản lý ký xác nhận. Sau đó chuyển giấy này cho bộ phận nhân sự để chấm công. Nay chúng ta thay toàn bộ quy trình thủ công này bằng việc số hóa quy trình. Nhân viên chỉ việc chọn 1 biểu mẫu điện tử để làm phiếu xin nghỉ phép và nhấn nút gửi. Thông tin sẽ được tự động gửi đến các bộ phận liên quan để phê duyệt và lưu trữ bằng hình thức điện tử có thể truy xuất lại bất cứ lúc nào.

Khi công việc kinh doanh mở rộng, một quy trình thủ công không thể đáp ứng được các yêu cầu hiệu quả của doanh nghiệp bởi các đầu mối kinh doanh gia tăng, các sản phẩm dịch vụ thay đổi và ngày một cải tiến, số lượng nhân sự ngày một đông, kịch bản bán hàng ngày càng phức tạp, dẫn đến khó khăn trong công tác quản lý.

Nhiều doanh nghiệp đang gặp phải những bất cập trong quy trình quản lý do “quy trình chắp vá”, thông tin chồng chéo, thiếu sự đồng bộ, và thiếu tính linh hoạt giữa các phòng ban. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ trong quy trình hoạt động hàng ngày là yếu tố cần thiết để doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Số hóa quy trình – bước tiến quan trọng cho chuyển đổi số tại doanh nghiệp

Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc

Với các hệ thống số hóa quy trình, các nhiệm vụ, công việc yêu cầu thực hiện lặp lại có thể được hoàn thành một cách nhanh hơn áp dụng các công nghệ tự động hóa. Do đó, tối ưu hóa được thời gian để hoàn thành 1 công việc và nhân viên có thời gian để hoàn thành các công việc khác.

Giảm thiểu chi phí hoạt động

Mục tiêu của mọi chủ doanh nghiệp là tối ưu hóa lợi nhuận cho tổ chức. Các tác vụ và quy trình thủ công về bản chất chậm hơn so với các hoạt động và quy trình tự động vì chúng cần được tiến hành lần lượt bởi người lao động. Theo nghiên cứu của Mckinsey, việc áp dụng số hóa có khả năng tiết kiệm được đến 90% chi phí hoạt động. Ngoài ra, theo báo cáo của Deloitte về quản trị chi phí được thực hiện trên phạm vi toàn cầu, việc áp dụng các công nghệ cho mục đích tối ưu hóa chi phí hoạt động được hoạch định và triển khai đặc biệt trong khu vực Châu Á – Thái Bình Dương (APAC) khi có đến 75% các doanh nghiệp lựa chọn; và thành quả mang lại là rất tốt (~40% các doanh nghiệp khi áp dụng công nghệ đạt được kết quả vượt kỳ vọng và ~48% đạt được kết quả như kỳ vọng).

Tăng tính minh bạch

Tính minh bạch trong các quy trình kinh doanh là rất quan trọng cho mục tiêu thành công lâu dài. Nếu các quy trình được giám sát sử dụng công nghệ số, các cấp quản lý cao hơn sẽ có niềm tin hơn vào cách thức mọi thứ được thực hiện.

Đảm bảo chất lượng nhất quán

Một trong những ích lợi quan trọng nhất của việc áp dụng kỹ thuật số là công nghệ sẽ đảm bảo mỗi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện một cách nhất quán, dẫn đến đầu ra chất lượng cao, đáng tin cậy.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp thực hiện tự động hóa quy trình theo dõi dịch vụ cung cấp cho các khách hàng thì tất cả người tiêu dùng đều sẽ nhận được chất lượng hỗ trợ tốt như nhau từ bộ phận chăm sóc khách hàng và hạn chế được yếu tố cảm xúc của con người.

Gia tăng sự linh hoạt trong hoạt động

Các tổ chức trong thời kỳ hiện tại cần phải đủ nhanh nhẹn và linh hoạt để chuyển hướng cũng như tái cơ cấu quy trình một nhanh chóng để kịp thời thích ứng. Và để làm như vậy, các biện pháp và suy nghĩ linh hoạt nên được áp dụng trên tất cả các phòng ban, bộ phận và khi các quy trình kinh doanh được tự động hóa sẽ cho phép sửa đổi và thích ứng với những thay đổi với tốc độ nhanh và thuận tiện hơn.

Thuận tiện hơn để đưa ra quyết định

Các quy trình tự động có thể đưa ra sản phẩm có tính nhất quán cao, do đó người đưa ra quyết định có thể dựa vào các thông tin từ đó để (i) Dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định và điều hành doanh nghiệp, (ii) Tính tin cậy của tự động hóa quy trình làm việc đảm bảo các hoạt động quản trị công ty quan trọng được thực hiện toàn thời gian và tuân thủ luật pháp.

Đột phá số thức

Đột phá số thức (digital disruption) là tình huống khi công nghệ mới nổi lên và cạnh tranh lại cách thức làm kinh doanh truyền thống. Chẳng hạn, máy tính cá nhân nổi lên và phá huỷ kinh doanh máy tính lớn; công nghệ di động (điện thoại thông minh và máy tính bảng) nổi lên và cạnh tranh với kinh doanh máy tính cá nhân.

Trước sự biến đổi của công nghệ, nếu doanh nghiệp không có chiến lược phù hợp thì khó có thể đứng vững trên thị trường. Chẳng hạn ví dụ điển hình như các thương hiệu lớn như Blackberry, Nokia và Motorola là người lãnh đạo trong kinh doanh điện thoại di động nhưng bây giờ còn bao nhiêu người biết đến họ? Mặt khác, doanh nghiệp cũng có thể tận dụng ưu thế của đột phá số thức để phát triển tình hình kinh doanh.

Xem thêm bài viết về Đột phá số thức tại đây

Chuyển đổi số 

Chuyển đổi số nói về sự phối hợp của nỗ lực thay đổi lớn trong toàn bộ tổ chức nhằm tối ưu hóa hoạt động, phát triển doanh nghiệp của họ và thậm chí phát minh lại mô hình kinh doanh để tạo ra các nguồn doanh thu mới. 

Hãy nghĩ về chuyển đổi kỹ thuật số như quá trình một con sâu lột xác thành một con bướm xinh đẹp. Bạn có thể xem thử quá trình sâu biến thành bướm thế nào tại đây

Chuyển đổi kỹ thuật số là sự chuẩn bị cho các tổ chức trong tương lai.