Giải pháp Thông tin & Làm việc cộng tác
Thiết lập Trung Tâm Ưng Cứu Khẩn Cấp với Groove và SharePoint
tổng quan:
· Thiết kế TTƯCKC (TTƯCKC)
· Xây dựng trên nền tảng Groove và SharePoint
· Bài học kinh nghiệm thực tế
Bão Katrina là một cơn bão mạnh đã tàn phá miền Đông Nam Hoa Kỳ và đã trở thành thiên tai kinh khủng và tốn kém nhất trong lịch sử Hoa Kỳ kể từ trận động đất tại San Francisco năm 1906 đến nay. Khu vực bị ảnh hưởng bao gồm tiểu bang Louisiana (nhất là vùng New Orleans), miền nam và trung Mississippi, nam Alabama, vùng tây cán xoong Florida, miền nam Florida, và nhiều khu vực khác ở phía Bắc Hoa Kỳ.
Giới chức trách xác nhận có 207 người thiệt mạng tuy nhiên thị trưởng New Orleans, ông Ray Nagin ước đoán con số tử vong có thể lên đến hàng ngàn người. Hai con đê ở New Orleans vỡ với hậu quả là 80% thành phố bị lụt; có khu phố nước dâng cao đến 7,6 mét.
Các chuyên gia phỏng đoán khoảng một triệu người đã mất nhà vì trận bão. Năm triệu người bị cúp điện trong vùng Vịnh Mexico và phải mất đến hai tháng sau mạng lưới điện mới được khôi phục toàn.
Trường Đại học Tiểu Bang Louisiana (Louisiana State University – LSU) tại Baton Rouge nằm cách New Orleans 80 dặm về phía Tây Bắc đã chính thức trở thành trung tâm ứng cứu khẩn cấp về y tế với sự tham gia của rất nhiều nhân viên chính thức và tình nguyện viên làm việc không mệt mỏi để hỗ trợ những người đang gặp nạn. Đồng hành cùng với hoạt động này, Microsoft đã cử chuyên viên Matthew Lonergan và John Morello đến triển khai hệ thống Microsoft® Office Groove nhằm mục tiêu quản lý khối lượng các thông tin lớn và quan trọng tại trung tâm này.
Với bài viết này, tôi muốn đề cập đến những giải pháp CNTT mà trường LSU đã thực hiện để xây dựng TTƯCKC thành công và có thể trở thành môt mô hình làm việc chuẩn bị sẵn sàng cho những trường hợp khẩn cấp sau này. 
Bản đồ khí hậu những vùng bị ảnh hưởng bởi cơn bão Katrina
Khi đối phó với tình trạng khủng hoảng nêu trên, có 2 nhu cầu về công nghệ chính cần phải được thỏa mãn. Thứ nhất, cần phải thu thập và lưu trữ thông tin khẩn cấp. Sau khi trận bão Katrina xảy ra, chúng tôi đã phải theo dõi thông tin về những người sơ tán, người bị tai nạn và các tình nguyện viên. Thứ hai, với những thông tin đã được thu thập, chúng tôi cũng cần chia sẻ chúng. Ví dụ: Danh sách về những tình nguyện viên hỗ trợ y tế phải được cung cấp rất đầy đủ cho cảnh sát tại các điểm sơ tán để họ có thể dễ dàng nhận diện và huy động kịp thời.
Môi trường CNTT trong những vùng đang bị khủng hoảng cũng hoàn toàn khác với những môi trường hoạt động bình thường. Điều này có nghĩa là rất nhiều công nghệ được dùng để đáp ứng những nhu cầu hoạt động thông tin hàng ngày sẽ không sẵn sàng. Ví dụ: Chức năng Active Directory của Windows cho phép quản lý những người dùng khi họ truy cập thông tin hệ thống. Trong tình huống khẩn cấp, tổ chức có thể cần đến huy động rất nhiều thành viên mới và bạn không thể cấp tài khoản đăng nhập vào hệ thống Windows AD cho tất cả mọi người hoặc thậm chí nếu cấp họ cũng không thể kết nối vào mạng LAN do đường truyền không sẵn sàng hoặc do các vị trí địa lý khác nhau.
Thông qua quá trình thực hiện TTƯCKC tại LSU, chúng tôi đã xác định được một số vấn đề hạn chế cho việc ứng dụng CNTT trong tình trạng khủng hoảng như sau:
Thứ nhất, hệ thống mạng và băng thông rất hạn chế và không ổn định. Chúng tôi chỉ có thể tập trung tại một số điểm trung tâm (trường ĐH Lousina và 1 vài điểm hotspot khác) là có những mạng lưới Wireless khá hoàn chỉnh và hệ thống mạng kết nối tốc độ nhanh.
Thứ hai, đường truyển internet không phải lúc nào cũng sẵn sàng, có rất nhiều điểm bị ảnh hưởng bão thậm chí không có điện trong nhiều ngày liền.
Thứ ba, định nghĩa về “người dùng” cũng được mở rộng. Thông thường, nó được định nghĩa là những nhân viên của tổ chức (và cũng có thể là khách hàng và các đối tác kinh doanh). Những người này đều được quản lý đích danh và được kiểm soát chặt chẽ. Trong tình trạng khủng hoảng, có hàng trăm người tình nguyện, nhân viên làm việc theo hợp đồng, người dân, quân đội và nhân viên chính phủ ở nhiều hình thức khác nhau đều cần được phép kết nối vào hệ thống mạng của trung tâm một cách nhanh chóng nhưng vẫn đòi hỏi tính bảo mật và an toàn.
Cuối cùng, mọi người cần truy cập vào dữ liệu bằng nhiều máy tính với nhiều hình thức kết nối khác nhau. Họ sẽ đến từ nhiều nơi và tự mang theo máy tính xách tay của mình với những phần mềm và phần cứng khác nhau và chúng tôi không thể dùng System managment Server để thực hiện việc sao chép nhanh hàng loạt MS Office cho các máy này.
Với những hạn chế nêu trên, việc thiết kế một hệ thống CNTT cho TTƯCKC phải đảm bảo không chỉ dễ dàng cho việc thu thập thông tin mà còn phải dễ dàng chia sẻ những thông tin đó. Việc chia sẻ cũng cần phải được bảo mật thông qua một số điểm truy cập internet. Hơn nữa chúng tôi cũng cần phải được chia sẻ thông tin một cách hiệu quả với các giao diện thân thiện và đơn giản ngay cả khi việc kết nối hoặc không kết nối internet hoặc tốc độ đường truyền kém. Chúng tôi cũng muốn nhanh chóng tạo ra những người dùng mới mà không bắt buộc họ phải thông qua các bước xác thực vào hệ thống Active Directory. Thêm một vấn đề nữa là chúng tôi cũng muốn có một phần mềm đơn giản để hầu hết những người dùng có thể tự cài đặt một cách nhanh chóng.
Thiết kế cơ bản cho TTƯCKC
Với những nhu cầu nêu trên, chúng tôi đã thiết lập TTƯCKC với 2 sản phẩm hỗ trợ làm việc cộng tác của Microsoft đó là MS Office Groove và Windows® SharePoint® Services (WSS)— cộng với những sản phẩm hạ tầng trong đó chủ yếu là Windows Server® 2003 R2 và SQL Server™ 2005 (xem Hình 1). MS Office Groove và WSS đã đáp ứng được các nhu cầu về cả thu thập lẫn chia sẻ thông tin, và cặp đôi này hoạt động rất lý tưởng trong một môi trường có nhiều hạn chế như đã nêu trên. Tuy nhiên, để đảm bảo đây là nền tảng phù hợp cho TTƯCKC, chúng tôi cũng đã phải xem xét giải pháp cho toàn bộ hệ thống hạ tầng mạng của Trung tâm từ dưới lên trên để đảm bảo rằng việc cấu hình AD cho phép những sản phẩm này hoạt động một cách tối ưu nhất.
Hình 1 thiết kế hệ thống máy tính tại TTƯCKC LSU
Một số vấn đề liên quan đến an ninh vật lý cho hệ thống mạng của TTƯCKC như sau:
TTƯCKC (Xem Hình 2) được thiết lập ngay tại tòa nhà thuộc khoa An Ninh Cộng Đồng của trường Đại Học Louisiana, cùng tòa nhà với Sở Cảnh Sát. Do đó vấn để an ninh vật lý được đánh giá là khá tốt. Ngoài ra tòa nhà này còn có nguồn điện dự phòng và máy phát điện trực tiếp với lượng xăng dầu đủ để chạy trong trường điện lưới hiện tại bị mất hoàn toàn.
Hình 2 Nội thất của TTƯCKC bên trong trường Đại Học Louisiana
Một vấn đề khác của phòng máy là nó có một hệ thống làm mát được cung cấp bởi 1 nguồn điện độc lập với hệ thống máy lạnh của tòa nhà. Khi chạy điện bằng máy phát, nó cho phép chúng ta tiết kiệm nhiên liệu bằng cách chỉ chạy máy lạnh cho cho máy móc và không cần dùng cho các nhân viên làm việc.
Một vấn đề nữa liên quan đến hệ thống sever. Thay vì sử dụng một server có hệ thống CPU Quad cao cấp, chúng tôi chỉ dùng hệ thống CPU Dual bình thường để tối ưu hóa nguồn điện cung cấp. Thậm chí chúng tôi cũng chỉ dùng ổ đĩa cứng hiện có trên máy tính chạy WSS để hạn chế tối đa nguồn điện cung cấp thay vì dùng hệ thống lưu trữ SAN (storage area network), NAS (network attached storage) hoặc những hệ thống lưu trữ phức tạp khác. Cuối cùng, chúng tôi đảm bảo rằng không chỉ riêng Server mà cả các máy trạm, máy chiếu và các thiết bị mạng đều có bộ lưu điện dự phòng (UPS).
Bởi vì chúng tôi cần đảm bảo hoạt động liên tục ngay cả khi toàn bộ hệ thống điện bị cắt, Hệ thống AD của Trung tâm đã được tách hoàn toàn độc lập với hệ thống AD Forest chính thức của trường Đại học. Và chỉ cho phép sử dụng bởi sở cảnh sát LSU, được đặt ngay bên trong tòa nhà vật lý như tôi đã mô tả bên trên. Do đó, ngay cả khi toàn bộ hệ thống điện của khu đại học bị cúp hoặc hệ thống mạng bị sự cố cũng sẽ không hề ảnh hưởng đến TTƯCKC này.
Hệ thống AD của TTƯCKC hoạt động trên Windows Server 2003 và sử dụng một mô hình single-forest, single-domain, single-site đơn giản. 2 domain controllers (DC) cung cấp hệ thống dự phòng cho directory services và mỗi DC thực hiện việc lưu trữ dự phòng trạng thái của hệ thống mỗi ngày. Những hệ thống sao lưu dự phòng này được nhân bản ngay tại hệ thống hiện tại và cả tại một trung tâm lưu trữ khác trong tiểu bang.
Các tài khoản người dùng cũng đã được tạo sẵn cho những nhân viên chính thức của TTƯCKC. Những tài khoản này chỉ được dùng để truy cập vào hệ thống SharePoint và không được dùng để đăng nhập vào các máy trạm. Mỗi máy trạm tại TTƯCKC được gán với một chức năng riêng biệt. Vì TTƯCKC được thiết kế để hoạt động 24/24 do đó những người thực hiện các công việc này sẽ làm theo ca và thay đổi mỗi ngày. Không có dữ liệu nào được lưu trữ trên máy trạm, chỉ được lưu trên SharePoint và Groove.
Trong trường hợp khẩn cấp này sẽ có một số vấn đề rắc rối nếu mỗi người dùng tự đăng nhập vào máy tính của mình với tài khoản riêng biệt của mình. Do đó, chúng tôi sử dụng một tài khoản chỉ định, khá hạn chế về chức năng chạy xuyên suốt các máy trạm tại TTƯCKC, những tài khoản này được cấu hình cho phép tự động đăng nhập sau khi hệ thống khởi động lại. Điều này cho phép chúng tôi nhanh chóng chuyển đổi bất cứ ai vào một chức năng cần thiết tại TTƯCKC mà không cần phải tạo lại tài khoản hoặc thay đổi mật khẩu mới. Điều này cũng mang lại lợi ích đáng kể cho việc đồng bộ thông tin của Groove mà tôi sẽ minh họa kỹ trong phần sau.
Bởi vì TTƯCKC nằm trong tòa nhà An Ninh Cộng Đồng, nó được tách biệt khỏi phần còn lại của trường đại học và hệ thống Internet. Nó có mô hình mạng truyền thống với tường lửa bảo vệ — với sự hạn chế thông tin vào từ các cổng nhập và diễn dịch các địa chỉ internet — hình thức thiết kế thường thấy ở các trường ĐH ở Mỹ. Cấm truy cập SharePoint từ giao thức HTTPS, và không cho phép kết nối từ mạng internet công cộng vào hệ thống mạng của TTƯCKC.
Truy cập từ hệ thống mạng của TTƯCKC ra Internet phải thông qua chức năng NAT của bộ định tuyến. Việc lọc các luồng thông tin đi ra cũng bị giới hạn do rất nhiều các giao thức được sử dụng bởi các đối tác của TTƯCKC trong tình huống khẩn cấp. Ví dụ, những nhân viên hỗ trợ địa phương, tiểu bang, và liên bang có thể yêu cầu kết nối ra bên ngoài tới những hệ thống mạng của tổ chức của họ. Bởi vì Groove thực hiện relay Servers, đồng bộ máy trạm có thể thực hiện thông qua các kết nối NAT. Trong tương lai, nếu trong trường hợp chúng tôi quyết định thực hiện những bộ lọc chặt chẽ hơn, Groove cũng sẽ vẫn hoạt động tốt bằng cách gói thông tin bên trong các khung HTTP để có thể gửi ra ngoài.
Xây dựng trên 2 sản phẩm Groove và SharePoint
Như vậy bây giờ chúng tôi đã xây dựng xong những thành phần cơ bản cho hệ thống, hãy cùng nhau tìm hiểu về những giải pháp mà hệ thống này mang lại. SharePoint là nền tảng thông tin cốt lõi của TTƯCKC, cung cấp 1 website dễ sử dụng, đầy đủ các tính năng cho việc lưu trữ tài liệu, thông tin liên lạc và thiết lập các nhiệm vụ cần phải làm.. và cũng bởi vì nó là một ứng dụng web do đó chúng tôi có thể dễ dàng chia sẻ nó cho bất cứ ai ngồi làm việc tại tòa nhà TTƯCKC hoặc bất cứ nơi nào có Internet. Điều mà chúng tôi không thể làm được đối với SharePoint đó là truy cập dữ liệu ở tình trạng offline, nhưng thật tuyệt vời vì Groove đã bổ sung cho thiếu sót này.
Groove đã bổ sung những thiếu sót thiết yếu trong giải pháp tổng thể này. Thông qua chức năng Mobile Workspace dành cho SharePoint, Groove cho phép chúng tôi lấy toàn bộ dữ liệu hiện hành của SharePoint site và biến chúng trở thành dữ liệu sẵn sàng khi làm việc offline. Người sử dụng Groove có thể đồng bộ những nội dung có trên SharePoint site với máy tính cá nhân của họ và rồi có thể xem, chỉnh sửa và thêm thông tin mới vào site khi họ không kết nối vào mạng. Và ngay khi họ kết nối mạng trở lại, toàn bộ nội dung sẽ được tự động đồng bộ ngược trở lại với SharePoint để toàn bộ TTƯCKC có thể sử dụng.
Thông qua việc sử dụng các biểu mẫu trong Groove, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng thu thập số lượng lớn dữ liệu trong bất cứ tình huống khẩn cấp nào. Trong suốt quá trình hỗ trợ thảm họa của cơn bão Katrina, chúng tôi đã sử dụng Groove để theo dõi vị trí và sức khỏe của hàng ngàn người dân đang sơ tán và cả những tình nguyện viên. Những người dùng có thể dùng các máy tính laptop đã có cài đặt sẵn Groove đi tới những vùng không có điện hoặc kết nối mạng, thu thập thông tin cho đến khi pin của laptop cạn rồi quay trở lại nơi có kết nối mạng. Và ngay khi máy tính có Groove được kết nối mạng trở lại, nó bắt đầu đồng bộ những dữ liệu đã được thu thập offline với tất cả các máy tính theo hình thức ngang hàng (xem Hình 3). Tính năng này thật sự vô cùng hữu dụng vì nó cho phép chúng tôi tập hợp những thông tin phân tán một cách nhanh chóng về một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất.
Hình 3 đồng bộ dữ liệu giữa Groove và Sharepoint
Các biểu mẫu trong Groove rất dể tạo và chỉnh sửa, nhưng đặc tính quan trọng nhất của chúng trong giai đoạn khủng hoảng là khả năng tự động triển khai. Khi một người dùng đăng nhâp vào một Groove workspace, tất cả những biểu mẫu đã được tạo hoặc chỉnh sửa trong không gian làm việc đó sẽ được đồng bộ một cách tự động thông qua quá trình đồng bộ bình thường. Điều này cũng giúp cho chúng tôi phản ứng nhanh chóng với những nhu cầu thay đổi trong việc thu thập thông tin và không cần phải mất thời gian đi cập nhật lại cho từng máy khách. Ví dụ: trong cơn bão Katrina, có một lần chúng tôi nhận thấy rất nhiều người có nhu cầu tìm kiếm vị trí của người thân và bạn bè của họ, Chúng tôi đã lập tức thêm một trường “chuyển đến nơi:” trong biểu mẫu thu thập thông tin để có thể dễ dàng hơn trong việc xác định vị trí của bất cứ ai mà chúng tôi đã thu thập thông tin qua các trung tâm y tế.
Các yếu tố cơ bản khi thiết kế hệ thống với Groove
Do tính quan trọng của TTƯCKC và do thực tế là sản phẩm Office Groove 2007 tại thời điểm này mới ở giai đoạn beta, gói phần mềm mà chúng tôi đang cài đặt tại TTƯCKC vẫn là phiên bản Groove 3.1. Trước khi bước vào mùa bão kế tiếp, chúng tôi đã lập kế hoạch nâng cấp lên Groove 2007 và SharePoint Server 2007 do những ưu điểm khi tích hợp 2 sản phẩm này lại với nhau. Và việc triển khai Groove bao gồm các máy trạm ngay tại TTƯCKC, máy laptops của một số nhân viên chính thức tại TTƯCKC, và các máy tính điều khiển những màn hình thông tin treo trên tường. Chúng tôi cũng chiếu các nội dung từ Groove lên những màn hình to tại TTƯCKC nhằm mục đích dễ dàng phân tích thông tin.
Tại các máy trạm tại TTƯCKC, Groove được cấu hình với các tài khoản theo chức năng và được tự động đăng nhập. Như đã trình bày ở phần trên, các máy trạm tại TTƯCKC làm việc theo những chức năng riêng do đó chúng tôi có những tài khoản Groove riêng lẻ được thiết lập cho từng chức năng cơ bản đó. Nhưng điều này không có nghĩa là tạo tài khoản riêng cho từng cá nhân với những chức năng riêng biệt này. Việc tạo tài khoản theo chức năng cho phép chúng tôi dễ dàng thay đổi công việc giữa các ca làm việc và hỗ trợ làm việc cộng tác tốt hơn, bởi vì bất cứ ai đảm nhiệm vai trò tại một thời điểm sẽ đều được nhận diện. Việc theo dõi cũng tốt hơn, bởi vì tất cả các sự kiện dựa trên tên của người dùng đều thể hiện bằng tên chức năng thay vì là tên của cá nhân nào đó. Ví dụ: khi xem một bảng thảo luận thông tin hoặc chat, việc nhận dạng sẽ được thể hiện theo tên chức năng giúp cho những tình nguyện viên không biết tên của các nhân viên làm việc tại TTƯCKC có thể dễ dàng hiểu được. Điều này cũng sẽ giúp chúng ta tránh được việc tạo trùng các thông tin khi các nhân viên đổi ca với nhau. Nếu dùng các tên cá nhân khác nhau, toàn bộ thông tin trong workspace của các cá nhân cũng sẽ lại bắt buộc phải tiến hành đồng bộ toàn diện mỗi khi họ đăng nhập.
Chúng tôi thực hiện dịch vụ Groove Hosted Services để dễ dàng tạo và quản lý các tài khoản . giao diện của Hosted Services cho phép chúng tôi nhập khẩu thông tin của các tài khoản từ Active Directory hoặc từ Microsoft Excel® workbooks, giúp cho việc tạo một số lượng lớn tài khoản rất nhanh chóng.
Chúng tôi đã tạo được tất cả những tài khoản mà chúng tôi cần và kích hoạt Groove trên từng máy tính. Điều này có nghĩa là chúng tôi có thể tiếp tục sử dụng Groove ngay cả khi không kết nối với giao diện của Hosted Services.
Có 2 loại workspaces chính được sử dụng tại TTƯCKC. thứ nhất là Mobile Workspace dành cho SharePoint, nó đơn giản là làm cho thông tin trên SharePoint trở nên offline và cho phép đồng bộ dữ liệu của cổng thông tin giữa Groove và CSDL của SharePoint.
Thứ hai đó là loại workspace thông thường, trong đó chúng tôi chứa các biểu mẫu để thu thập thông tin. Chúng tôi đã chuẩn bị trước những biểu mẫu dành cho các công việc mà chúng tôi biết là sẽ rất quan trọng trong hầu hết các tình huống khẩn cấp, ví dụ như là việc theo dõi những người sơ tán hoặc bệnh nhân và những tình nguyện viên. Như đã đê cập trong phần trên, chúng tôi có thể cập nhật những biểu mẫu này một cách tự động khi có nhu cầu thay đổi. Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của Groove 2007 và khả năng tích hợp với Microsoft Office InfoPath®, cho phép tạo các biểu mẫu và quy trình xử lý thông tin một cách vô cùng dễ dàng.
Các yếu tố cơ bản khi thiết kế SharePoint
Hệ thống SharePoint tại TTƯCKC cũng khá đơn giản. Chúng tôi sử dụng những biểu mẫu cơ bản cho Team Workspace để cung cấp các công cụ chuẩn cho cổng thông tin. Những công cụ chính mà chúng tôi sử dụng đó là Document Library, Links, và Contacts. Sử dụng Links và Contacts cho phép chúng tôi dễ dàng thu thập các shared favorites và address books; kết hợp với Groove, chúng tôi sẽ có được những nguồn thông tin này luôn sẵn sàng khi ngắt kết nối.
Chúng tôi chỉ làm một trang duy nhất phục vụ cho việc hiển thị thông tin lên tường, thể hiện danh sách những vấn đề chính đang xảy ra. Để làm việc này, chúng tôi đã dùng công cụ Custom List và chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu trình bày, cụ thể là bỏ đi đường viền, tiêu đề đầu trang và các bảng để tận dụng không gian màn hình và thêm vào những thẻ meta bắt buộc trang này phải cập nhật lại thông tin sau mỗi 15 giây. Vì với SharePoint bất cứ người nào cũng có thể cập nhật danh sách này thông qua trình duyệt Web, do đó nó trở nên đơn giản cho mọi nhân viên khi muốn gửi các cảnh báo lên màn hình hiển thị trên tường.
SharePoint cũng cần phải được lưu trữ dự phòng. Giống như các dữ liệu hiện trạng của hệ thống trong DC, việc sao lưu dự phòng thông tin được thực hiện ở cả máy chủ tại trung tâm và tại trung tâm lưu trữ đặt một điểm địa lý khác. Do việc sao lưu dự phòng này rất dễ dàng tại bất cứ hệ thống Windows Server 2003 R2 nào — ngay cả khi trong tình trạng tồi tệ nhất là toàn bộ TTƯCKC bị phá hủy hoàn toàn, chúng tôi vẫn có thể thiết lập lại hệ thống mới với cùng các công cụ tương tự ở bất cứ nơi nào chúng tôi có thể đặt được máy tính chạy Windows Server. Với vài phút khôi phục dữ liệu và cấu hình lại Groove Mobile Workspace, chúng tôi có thể tiếp sử dụng các công cụ và quy trình hiện tại.
Những bài học thực tế hay nhất
Sau đây là một số bài học mà chúng tôi đã rút ra được trong suốt quá trình thiết lập TTƯCKC.
Do số lượng dữ liệu trong các Groove Workspace tăng lên đến gần 10,000 bản ghi do đó việc đồng bộ thông tin giữa các workspace bị thực hiện rất chậm. Trong hầu hết các trường hợp thì 10,000 dữ liệu cho 1 mô hình TTƯCKC là hơi quá mức cần thiết. Tuy nhiên, trong tình huống thảm họa lớn như Katrina, chúng tôi đã phải theo dõi trên 10,000 người sơ tán và tốc độ xử lý tại máy trạm đã được đặt ra. May mắn thay giải pháp cho tình huống này khá đơn giản: chúng tôi chỉ việc tạo ra một workspace mới chứa đầy đủ thông tin và ngay lập tức, thông tin này sẽ được đồng bộ với tất các các máy tính còn lại theo mô hình peer-to-peer một cách nhanh chóng. Do cơ chế đồng bộ workspace của Groove khá thông minh,nên ngay khi có những thay đổi trên các dữ liệu nêu trên, thông tin sẽ được xác định và gửi bản cập nhật theo dạng nhị phân đến tất cả các máy online cực kỳ nhanh chóng. Người dùng có thể truy cập tất cả những thông tin này ngay tại máy tính cá nhân của họ.
Một khái niệm mới nữa đó là Groove Data Bridge, nó cho phép một ta thực hiện việc đồng bộ dữ liệu giữa Groove và hệ CSDL truyền thống SQL Server. Chương trình này có thể được dùng để lưu trữ những dữ liệu cũ trong một SQL Server cho mục đích lưu trữ dữ liệu lâu dài, chỉ giữ lại những thông tin dữ liệu mới trong Groove để hạn chế bớt việc đông bộ. Tuy nhiên, Tại LSU, chúng tôi đã quyết định không dùng phương thức này một cách chính thức vì các tình huống khác nhau có thể cần truy cập những thông tin bất thường khi có nhu cầu.
Việc triển khai và kích hoạt Groove cũng có những hạn chế do các dịch vụ của Groove (còn được biết đến với khái niệm Groove Relay Sever cho phép các máy con tự tìm nhau thông qua mạng internet). Các máy trạm sử dụng Groove cần phải được kích hoạt trước khi sử dụng. Do một trong những mục tiêu của việc xây dựng mô hình CNTT của TTƯCKC là hoạt động theo mô hình không kết nối, chúng tôi không muốn bị lệ thuộc vào việc kết nối internet trong những tình huông khẩn cấp. Hơn nữa, do mỗi phiên bản Groove được gắn chặt với một người dùng với cấu hình máy khác nhau do đó chúng tôi cũng không thể triển khai việc kích hoạt cài đặt Groove bằng các công cụ truyền thống như Systems Management Server.
Do những ràng buộc này, chúng tôi đã phải triển khai việc cài đặt Groove ở dạng chuẩn cho tất cả các máy trạm trong TTƯCKC, nhưng ở tình trạng chưa kích hoạt. Điều này có nghĩa là sau khi triển khai cài đặt thì ứng dụng Groove đã sẵn sàng trên các máy tính nhưng chưa được kich hoạt và chưa có tham gia bất cứ workspace nào. Do đó, để hoàn tất việc triển khai, chúng tôi đã tạo tất cả các tài khoản đăng nhập theo chức năng (sử dụng công cụ quản trị Web Hosted Services) và sau đó kích hoạt bằng tay cho từng máy tính và kết nối chúng với các workspace tương ứng. Điều này giúp cân bằng giữa việc triển khai một cách hiệu quả và thỏa mãn được nhu cầu cấu hình riêng biệt cho từng máy tính.
Một khái niệm mới mà chúng tôi cũng đã phải thực hiện đó là tạo ra những tài khoản có những chức năng chung dành cho những tình nguyện viên hoặc những đối tác không làm việc như là những nhân viên cố định của TTƯCKC.
Để tiến hành cài đặt Groove cho tất cả các máy trạm chúng tôi sử dụng chương trình
Groove Enterprise Installer thay vì để cho người dùng phải cài đặt từ trang web www.groove.net. Mặc dù cài đặt từ website cũng là một cách làm nhưng chúng tôi không muốn phụ thuộc vào đường truyền internet trong các tình huống khẩn cấp như thế này. Cho dù đường truyền internet có sẵn sàng thì việc cài đặt cũng tốn nhiều thời gian do phải tải các tập tin cài đặt từ internet về máy theo yêu cầu và do giới hạn của băng thông nên chưa chắc công việc cài đặt đã có thể thành công dễ dàng. Chương trình Groove Enterprise Installer là một tập tin dạng MSI cho phép bạn cài đặt chương trình Groove từ mạng LAN hoặc có thể dùng qua thẻ nhớ USB.
Với chức năng Groove Mobile Workspace dành cho việc đồng bộ với SharePoint. Một điểm quan trọng mà bạn cần phải nhớ đó là chức năng Mobile Workspace dành cho SharePoint chỉ cho phép đồng bộ những workspace giữa 2 máy.
Nói rõ hơn như sau: tất các các workspace trên Groove đều hoạt động theo phương thức
peer-to-peer, trong khi đó Mobile Workspace for SharePoint thì hoạt động theo phương thức one-to-one và chỉ hoạt động trên máy đã tạo workspace gốc với SharePoint mà thôi. Vì lý do này, bạn cần phải giữ sao cho workspace này nằm trên một máy luôn được bật và luôn kết nối với hệ thống mạng. Trong trường hợp của trung tâm, chiếc máy tính được dùng để hiển thị nội dung lên tường là lựa chọn lý tưởng nhất cho công việc này.
Tổng kết
TTƯCKC là một môi trường làm việc dành cho hầu hết các chuyên gia CNTT. Có rất nhiều công việc cần phải thực hiên nhưng bạn phải lưu ý rằng đường truyển internet không phải lúc nào cũng sẵn sàng và chúng ta không được phép phụ thuộc vào chúng. Hai là những thành viên trong hệ thống đều làm việc một cách phân tán. Tuy nhiên, thông tin của họ lại cần phải được truy cập và cập nhật mỗi ngày và kết quả cũng cần phải được tổng hợp lại một cách nhanh chóng. Với giải pháp Groove kết hợp với SharePoint, LSU đã thiết lập thành công TTƯCKC đáp ứng được các yêu cầu của trường đại Học và người dân Louisiana ngay cả khi phải đối mặt với những thảm họa nghiêm trọng.
Thông tin tham khảo thêm:
Groove Enterprise Management
http://docs.groove.net/admin/grooveplandep.pdf
Groove Mobile workspace for SharePoint
Sự khác biệt giữa Onsite Groove Servers và Hosted Services
http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262190.aspx
Xem thêm thông tin về Groove Data Bridge
