GIỚI THIỆU outlook web access
Trong tài liệu này tôi sẽ giới thêệu những điểm chính sau đây của sản phẩm Outlook Web Access:
· Đăng nhập
· Đọc và gởi e-mail
· Xem và nhập vào các cuộc hẹn
· Tổ chức một cuộc hội thảo
· Đưa thông tin lên các thư mục công cộng (Public Folder)
Outlook Web Access (OWA) có thể giúp bạn truy cập tất cả dữ liệu Outlook từ bất kỳ máy tính nào có kết nối internet.
Outlook Web Access là một phần của chương trình Microsoft Exchange Server cho phép công ty bạn quản lý hệ thống thư điện tử, các thư mục công cộng, lịch chia sẻ và các nhiệm vụ được phân công. Nếu công ty của bạn có cấu hình Outlook Web Access thì bạn có thể đăng nhập vào Outlook hầu như mọi nơi từ một máy tính có kết nối internet.
Không có gì khó về Outlook Web Access; nó thật sự chỉ là một trang Web đặc biệt có giao diện và phương thức hoạt động tương tự như MS Outlook. Trong tài liệu này tôi sẽ dùng những hình ảnh minh họa trong OWA chạy trên Exchange Server 2007. Nếu công ty bạn sử dụng các phiên bản Exchange Server cũ hơn thì giao diện có thể thay đổi chút ít.
Giờ đây hầu hết mọi người nối kết Internet và hầu như người nào cũng có điện thoại di động (hoặc thiết bị tương tự), vì vậy bạn luôn có thông tin Outlook mọi nơi mọi lúc. Bạn có thể truy cập thông tin Outlook bằng ba cách chính:
· MS Outlook đã được cài sẵn trên máy tính để bàn hoặc laptop
· Outlook Web Access thông qua trình duyệt web (IE, Firefox..)
· Một thiết bị di động (chẳng hạn như một Windows Mobile, Treo hoặc Black-berry).
Tại sao bạn muốn ba cách khác nhau để xem cùng một thông tin? Phương pháp desktop mang lại thêm tính năng và sự linh hoạt, Outlook Web Access cho bạn truy cập từ máy tính của những người khác và một thiết bị di động cung cấp thông tin mới nhất và cho phép bạn phản hồi tức thì.
Phiên bản desktop của Outlook mạnh hơn Outlook Web Access nhiều, nhưng bạn có thể thấy truy cập dữ liệu qua OWA thì hết sức tiện lợi khi bạn nhận thấy mình ở trong những tình huống nhất định chẳng hạn như:
· Khi bạn không muốn mang theo một laptop trên một chuyến đi công tác rất ngắn chỉ để kiểm tra e-mail.
· Khi bạn sẵn sàng làm việc từ nhà và không muốn phải bận tâm đến việc kết nối máy tính ở nhà bạn với mạng văn phòng.
· Khi bạn muốn thực hiện việc hoạch định và cộng tác đơn giản với những đồng nghiệp văn phòng từ máy tính của những người khác.
· Khi bạn nhận một e-mail trên một thiết bị di động (chẳng hạn như một điện thoại Windows Mobile, Blackberry hoặc Treo) và muốn soạn một thư trả lời chi tiết hơn bằng bàn phím nhỏ lắp sẵn vào những thiết bị đó.
· Khi bạn cần truy cập e-mail và dữ liệu Outlook khác từ một máy Mac (hoặc một loại máy tính khác không chạy Outlook).
Ngoài ra, một số công ty chỉ cung cấp Outlook Web Access cho những nhân viên di động nhất định dùng chung một máy tính. Theo cách đó, công ty có thể giữ cho những người này kết nối với hệ thống e-mail công ty mà không cần phải mua một máy tính riêng biệt cho mọi nhân viên.
Khởi đầu với Outlook Web Access
Bạn không cần một phần mềm hoặc thiết bị đặc biệt để sử dụng Outlook Web Access. Nếu bạn có thể nhớ đường dẫn đến trang OWA mà người quản trị mạng đã cung cấp thì bạn coi như đã có đủ mọi thứ cần thiết cho việc sử dụng Outlook Web Access. Ngoài ra, bạn cũng cần biết tên đăng nhập và password. Thông thường username và password để truy cập vào OWA cũng chính là username và password truy cập vào hệ thống mạng của doanh nghiệp vì cơ chế của Windows và Exchange Server hỗ trợ Single Sign-on.
Bạn đăng nhập vào Outlook Web Access giống như bạn đăng nhập vào bất kỳ số Web site; mở trình duyệt web, nhập địa chỉ của trang mà tổ chức của bạn đã thiết lập để đăng nhập vào Outlook Web Access và nhập tên user và password của bạn. Các bước chính xác của tiến trình sẽ khác nhau giữa các tổ chức khác nhau, do đó bạn sẽ cần hỏi các nhà quản trị hệ thống về những chi tiết này.
Hình 1: Màn hình đăng nhập vào OWA
Khi bạn hoàn tất phiên làm việc Outlook Web Access, bạn nên đăng xuất (log off) bằng cách nhấp biểu tượng Log Off nằm ở phía bên phải màn hình.
Nếu bạn không thực hiện thao tác này, những người khác vào trình duyệt sẽ đọc được thông tin e-mail của bạn đấy.
Màn hình Outlook Web Access
Outlook Web Access được thiết kế trông giống như phiên bản desktop của Outlook, do đó bạn có thể chuyển đổi giữa hai phiên bản mà không cần phải học lại các thủ thuật và kỹ thuật mới. Có lẽ bạn sẽ thấy rằng hai chương trình có nhiều biểu tượng, kiểu thiết kế và các thành phần màn hình giống nhau, bao gồm:
· Navigation Bar là một dải chạy dọc theo phía bên trái màn hình chứa các nút có nhãn là Inbox, Calendar, Contacts, Tasks, Public Folders… Khi bạn nhấp nút Inbox, Calendar, Contacts, hoặc Tasks, màn hình chính lộ ra các mục mà từng biểu tượng đó mô tả: Inbox hiển thị các thư điện tử e-mail, calendar (lịch) hiển thị các cuộc hẹn của bạn… Nửa trên của Navigation Bar hiển thị tất cả folder mà bạn có thể thấy trong phiên bản desktop của Outlook, bao gồm Sent Items, Deleted Items, Tasks và Notes.
· Các toolbar trong Outlook Web Access chứa ít công cụ hơn phiên bản desktop của Outlook, nhưng chúng có tất cả biểu tượng để làm những gì mà bạn cần hoàn thành. Bạn có thể xem một phần mô tả về chức năng của một nút thanh công cụ bằng cách đặt con trỏ chuột lên trên nút cho đến khi một hộp thư điện tử vàng nhỏ xuất hiện để cho bạn biết các chi tiết.
Thủ thuật
Khi bạn sử dụng Outlook Web Access, bạn thấy nhiều nút và màn hình mà bạn có thể nhận biết từ phiên bản thông thường của Outlook, nhưng bạn vẫn thật sự đang sử dụng một trình duyệt Web. Điều đó có nghĩa các menu ở phần trên cùng của màn hình, các menu có nhãn là File, Edit… là một phần của chương trình Browser, không phải Outlook. Do đó bạn không thể nhấp một menu và nhận được kết quả mà bạn có thể mong đợi. Ví dụ, nếu bạn đọc e-mail và bạn chọn File > New, bạn sẽ không thấy một form New Message (như trong Outlook); thay vào đó, bạn tự động mở một cửa sổ mới trong Internet Exporer. Chỉ các màn hình, thanh công cụ và nút trong Outlook Web Access có chức năng giống như trong phiên bản desktop của Outlook.
Hình 2: Màn hình Outlook Web Access cung cấp các thanh công cụ và nút để giúp bạn định hướng.
Đọc các thư điện tử
Outlook Web Access cho phép bạn thấy chính xác toàn bộ thư điện tử mà bạn có nằm trong Inbox của bạn tại văn phòng công ty. Nhiều người sử dụng Inbox làm một loại danh sách những điều cần làm; Outlook Web Access làm cho điều đó có thể thực hiện bất kỳ máy tính nào có kết nối Internet.
Để đọc các thư điện tử, làm theo các bước sau đây:
1. Nhấp biểu tượng Inbox.
Danh sách các thư điện tử xuất hiện.
2. Nhấp thư điện tử mà bạn muốn đọc.
Nội dung thư điện tử xuất hiện trong Reading Pane nằm phía bên phải màn hình. Khi bạn nhấp mỗi thư điện tử trong Message List, nội dung xuất hiện trong Reading Pane.
Thủ thuật
Chỉ việc sử dụng các phím mũi tên để di chuyển từ một thư điện tử e-mail này sang một thư điện tử e-mai khác. Một biểu tượng trên thanh công cụ trông giống như một hộp thư điện tử nhỏ được tách thành hai. Nhấp biểu tượng đó để xem một danh sách các tùy chọn Reading Pane. Bạn có thể chọn mở khung (Pane) nằm bên phải, ở đáy hoặc hoàn toàn đóng lại. Nếu bạn thích để Reading Pane đóng hơn, nhấp đôi bất kỳ thư điện tử để xem nội dung của nó trong một cửa sổ riêng biệt.
Gởi một thư điện tử
Khi bạn muốn gởi tức tốc một e-mail từ quán cà phê Internet ưa thích, bạn có thể làm điều đó bằng Outlook Web Access trong chốc lát. Có lẽ bạn đã hoàn tất thư điện tử trước khi người ta mang đến cho bạn một tách cà phê. Chỉ việc làm theo các bước sau đây:
1. Nhấp biểu tượng Inbox trong Navigation Bar.
Danh sách các thư điện tử xuất hiện.
2. Nhấp nút New trong thanh công cụ.
Màn hình New Message mở ra như hình minh họa bên dưới.
Form New Message là nơi bạn tạo một thư điện tử mới.
3. Điền vào màn hình New Message.
Đặt địa chỉ của người nhận trong hộp To, một chủ đề trong hộp Subject, và thư điện tử trong hộp chính.
4. Nhấp nút Send ở phần trên cùng của màn hình New Message.
Thư điện tử được gởi đi.
Thủ thuật
Nếu bạn không sẵn sàng gởi thư điện tử ngay tức thì, bạn có thể nhấp nút Save và tiếp tục soạn thư điện tử sau đó bằng cách nhấp Folder Drafts để hoàn thành thư điện tử chưa hoàn chỉnh. Việc nhấp thư điện tử sẽ mở nó ra để biên tập thêm.
Các thư điện tử Outlook Web Access có cùng một tính năng flag (cờ) mà bạn biết từ phiên bản desktop của Outlook. Tuy nhiên, khi bạn xác lập các cờ thư điện tử trên desktop, bạn có thể bổ sung thêm những thủ thuật chẳng hạn như các lời nhắc nhở được ghi ngày tháng; bạn không thể làm điều đó trong Outlook Web Acess. Nhưng khả năng thêm cờ trong một thư điện tử để tham khảo sau này có thể làm cho bạn làm việc hiệu quả hơn bất kể bạn làm điều đó trên Web hoặc tại desktop của bạn. Để thêm cờ cho một thư điện tử trong Inbox, nhấp cờ nhỏ có đường viền bao quanh nằm bên phải tiêu đề thư điện tử. Bạn cũng có thể nhấp phải cờ này để mở một menu tắt cung cấp nhiều màu cờ khác nhau cũng như khả năng xóa một cờ khi bạn không cần nó nữa; xem hình minh họa bên dưới
Chọn từ nhiều màu cờ khác nhau trong Outlook Web Access.
Gởi các tùy chọn thư điện tử riêng lẻ
Bạn không thể xác lập nhiều tùy chọn cho một thư điện tử riêng lẻ trong Outlook Web Access như bạn có thể làm trong phiên bản thông thường của Outlook, nhưng bạn có thể xác lập các mức quyền ưu tiên và độ nhạy cảm hoặc những thư điện tử gởi yêu cầu và giấy chứng nhận đã đọc. Làm theo các bước sau đây:
1. Nhấp biểu tượng Inbox trong Navigatin Bar.
2. Nhấp nút New trong thanh công cụ
3. Điền vào màn hình New Message.
Đặt địa chỉ của người nhận trong hộp To, một chủ đề trong hộp Subject và thư điện tử trong hộp chính.
4. Nhấp nút Options trên thanh công cụ.
Hộp thoại Message Options Web Page mở ra, hiển thị những tùy chọn mà bạn có thể chọn
5. Chọn các tùy chọn mà bạn muốn; sau đó nhấp Close.
6. Nhấp Send.
Bạn có thể xác lập thư điện tử sang quyền ưu tiên cao trong màn hình Message Options.
Thủ thuật
Một cách dễ dàng để gán quyền ưu tiên cao vào thư điện tử là nhấp dấu chấm than màu đỏ trong thanh công cụ Message Form trong khi bạn tạo thư điện tử.
Tính ưu việt của việc sử dụng Outlook là nó cho phép những người khác thêm những cuộc hẹn vào lịch của bạn. Đôi khi điều đó có nghĩa là bạn không biết các cuộc hẹn nào nằm trong lịch của bạn, bởi vì bạn đã không đặt chúng ở đó. (Một số trưởng phòng điều hành nhờ các trợ lý nhập các cuộc hẹn lịch Outlook thay mặt cho họ).
Nếu bạn là người làm việc bên ngoài đường, có lẽ bạn giữ lịch trên một máy tính xách tay để tự tham khảo – nhưng các đồng nghiệp của bạn thường cũng cần thông tin đó. Bạn nên post lên các cuộc hẹn trong Outlook để những người khác trong văn phòng biết khi nào bạn có mặt để dự các cuộc họp, bữa ăn trưa và những việc đột xuất khác.
Để nhập một cuộc hẹn, làm theo các bước sau đây:
1. Nhấp biểu tượng Calendar trong Outlook Bar.
Lịch xuất hiện, trình bày các cuộc hẹn của bạn
2. Nhấp nút New trong thanh công cụ ở phần trên cùng của màn hình.
Form New Appointment xuất hiện.
3. Nhấp hộp Subject và nhập một tên cho cuộc hẹn.
Nhập nội dung mô tả cuộc hẹn,
4. Nhấp tam giác kế bên hộp Start Time.
Một lịch nhỏ xuất hiện
Lịch hiển thị các cuộc hẹn.
Chọn một thời gian bắt đầu cho cuộc hẹn trong hộp Start Time.
5. Nhấp ngày tháng của cuộc hẹn.
6. Nếu lịch bật lên không chứa ngày tháng mà bạn ghi nhớ, nhấp các mũi tên kế bên tên của tháng trong lịch nhỏ cho đến khi tháng mà bạn muốn xuất hiện.
7. Nhấp hộp nằm bên phải hộp nơi bạn đã nhập ngày tháng; sau đó gõ nhập thời gian của cuộc hẹn.
Thời gian bạn đã nhập xuất hiện.
8. Nhấp Save & Close.
Trong khi bạn nhập thông tin cuộc hẹn, bạn có thể nhập địa điểm, thời gian kết thúc và thông tin khác về cuộc hẹn trong các hộp được ghi nhãn thích hợp.
Bạn có thể thay đổi giờ của một cuộc hẹn (nhưng không phải ngày tháng) bằng cách đơn giản rê cuộc hẹn đến giờ mà bạn muốn. Nếu bạn cần thay đổi ngày tháng hoặc bất cứ thứ gì khác về cuộc hẹn của bạn, nhấp đôi cuộc hẹn, chọn thông tin mà bạn muốn thay đổi, nhập thông tin cập nhật, sau đó nhấp Save. Để xóa một cuộc hẹn, nhấp cuộc hẹn để chọn nó, sau đó nhấp dấu X màu đen trong thanh công cụ để loại bỏ nó hoàn toàn.
Lịch (Calendar) Outlook Web Access cho phép bạn xem các cuộc hẹn bằng những cách khác nhau phụ thuộc vào những gì bạn muốn thấy (hoặc tránh thấy). Các nút ở phần trên cùng của màn hình Calendar dành cho việc thay đổi khung xem:
· Today hiển thị các cuộc hẹn của ngày hôm nay.
· 1 hiển thị một ngày.
· 7 hiển thị một tuần.
· 31 hiển thị một tháng.
Bạn có thể xem thời biểu trong Outlook Web Acces với mức độ chi tiết mà bạn có thể với phiên bản desktop của Outlook, nhưng bạn có thể thêm và thay đổi các mục để có được “bức tranh toàn diện”, sau đó xử lý các chi tiết trở lại tại bàn làm việc.
Toàn bộ vấn đề của Outlook Web Access là cho bạn thấy bộ sưu tập thông tin của bạn từ mọi nơi – và điều gì quan trọng hơn theo dõi những người khác trên danh sách Contact của bạn?
Một số người xem danh sách Contacts của họ còn quý hơn vàng J. Nếu bạn thích có được một khung xem khác của danh sách Contacts, nhấp các từ trong các dấu ngoặc đơn nằm ngay bên phải từ Contacts ở phần trên cùng ở màn hình. Điều đó, làm lộ ra một danh sách những cách mà bạn có thể xem các contact;
· Address Cards
· Detailed Address Cards
· Phone List
· By Company
· By Location
· By Follow Up Flag
Lưu ý
Mặc dù Outlook Web Access có thể mang lại một số tính năng khá mạnh mẽ cho những người dùng được phép nhưng nó không dành cho mọi người. Sau đây là lý do tại sao:
· Outlook Web Access hoạt động tốt nhất khi được xem bằng trình duyệt Web riêng của Microsoft, Internet Explorer. Nếu bạn sử dụng một trình duyệt khác, chẳng hạn như Firefox, chương trình có thể trông hơi khác biệt với những gì được mô tả trong chương này. Các chức năng cơ bản thì vẫn vậy, nhưng các vị trí chính xác của các nút thì có thể khác.
· Outlook Web Acces không thật sự là một phần của chương trình Outlook; nó được cài sẵn vào chương trình Microsoft Exchange. Bạn có thể gặp phải một phiên bản có diện mạo và chức năng hoạt động hoàn toàn khác với phiên bản được mô tả trong chương này.
· Outlook Web Acces phải được thiết lập bởi một nhà quản trị mạng thông qua Exchange Server của công ty.
Outlook Web Access có thể giúp bạn cập nhật danh sách Contacts từ bất cứ nơi nào. Ví dụ, bạn đi đến một hội nghị và trao đổi các danh thiếp với nhiều người, có lẽ bạn muốn đưa thông tin mà bạn vừa nhận được danh thiếp vào Outlook Contacts ngay. Bạn có thể ghé vào một tiệm cà phê Internet gần nhất, đăng nhập vào tài khoản của bạn nhập tất cả địa chỉ mới đó trước khi về nhà.
Bạn có thể chọn trong số khung xem của các contact.
Để thêm môt contact mới thông qua Outlook Web Acces, làm theo các bước sau đây:
1. Nhấp biểu tượng Contacts trong Navigation Bar.
Danh sách các contact xuất hiện.
2. Nhấp nút New trong thanh công cụ.
Form Contact xuất hiện
3. Điền vào các chỗ trống trong hộp Contact.
Thông tin bạn gõ nhập xuất hiện trong hộp Contact.
4. Nhấp Save.
Hộp thoại Contact đóng lại và tên mà bạn đã nhập xuất hiện trong danh sách contact.
Điền vào các chỗ trống trong Hộp thoại Contact để lưu thông về người mà bạn biết.
Mời những người khác tham dự một cuộc hội thảo
Điều duy nhất dường như mất nhiều thời gian hơn một cuộc hội thảo văn phòng là hoạch định một cuộc hội thảo. Làm theo các bước sau đây:
1. Mở Calendar ra, nhấp đúp chuột vào cuộc hẹn mà bạn muốn mời những người khác.
Form cuộc hẹn mở ra.
2. Nhấp nút Invite Attendees ở phần trên cùng của form.
Ba dòng mới xuất hiện ở phần trên cùng của form được ghi nhãn là Required, Optional và Resources.
· Required: những người bắt buộc, tên của họ sẽ xuất hiện trong phần To
· Optional: những người không bắt buộc, tên của họ sẽ xuất hiện trong phần CC (Carbon Copy)
· Resource: là những tài nguyên cần thiết cho cuộc họp ví dụ như phòng họp, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, bảng, viết lông…
3. Nhấp nút Required.
Hộp thoại Find Names xuất hiện
4. Nhấp hộp có nhãn là Last Name và nhập họ của một người mà bạn muốn mời dự cuộc hội thảo.
Tên mà bạn gõ nhập xuất hiện.
5. Nhấp nút Find.
· Nếu tên mà bạn gõ nhập được liệt kê trong Global Address List, tên xuất hiện ở đáy hộp thoại
· Nếu bạn chỉ muốn thấy tên của mọi người tại công ty của bạn, không nhập bất kỳ text trong hộp Last Name trước khi tìm kiếm; chỉ việc nhấn spacebar một lần. Nếu bạn tìm kiếm một khoảng trắng đơn, hộp Find hiển thị toàn bộ danh sách địa chỉ; sau đó bạn chỉ việc bắt đầu nhấp tên để thêm chúng vào cuộc hội thảo của bạn.
Hộp thoại Find Names tìm kiếm những người mà bạn muốn mời dự cuộc hội thảo.
6. Nhấp một tên để chọn nó, sau đó nhấp một trong ba hộp nằm ở đáy màn hình.
Bạn có thể chọn Required hoặc Optional phụ thuộc vào việc sự tham dự của người đó có mức độ quan trọng đối với cuộc hội thảo như thế nào. Khi bạn nhấp Required, tên của người mà bạn đã chọn xuất hiện dưới dạng một link trong hộp tohại Find Names.
Lựa chọn thứ ba, Resource, là nơi bạn yêu cầu một điều nào đó mà bạn có thể cần cho cuộc hội thảo, chẳng hạn như một phòng hội nghị hoặc một máy chiếc (projector). Một số tổ chức không thiết lập tùy chọn này, nhưng dù sao đi nữa hộp resource xuất hiện.
7. Lặp lại các bước 5 và 6 cho đến khi bạn đã chọn mọi người mà bạn muốn thêm vào cuộc hội thảo.
Các tên mà bạn chọn xuất hiện dưới dạng text được gạch dưới trong form cuộc hẹn.
8. Nhấp nút Close trong hộp thoại Find Names.
Vào lúc này, bạn có thể nhấp nút Send để gởi đi mời mời của bạn, nhưng bạn có thể muốn kiểm tra sự có mặt của mọi người trước tiên. Mời những người dự một cuộc hội thảo mà bạn không thể tham dự thì chẳng ích lợi gì.
9. Nhấp tab Availability
Trang Availability xuất hiện, thể hiện một sơ đồ về thời biểu của mọi người. Nếu bạn đã chọn một khoảng thời gian không phù hợp với thời biểu của tất cả người tham dự, sử dụng các hộp Start Time và End Time nằm ở đáy màn hình để chọn các khảng thời gian khả thi.
10. Nhấp Send.
Yêu cầu hội thảo của bạn đi đến những người mà bạn đã mời.
Thủ thuật
Mặc dù phiên bản thông thường của Outlook cung cấp những công cụ hoạch định mượt mà hơn bạn sẽ tìm thấy trong Outlook Web Access, nhưng phiên bản Web là một sự trợ giúp lớn khi bạn cần một cách nhanh để hoạch định một cuộc hội thảo trong khi bạn không có mặt ở văn phòng.
Trả lời một thư mời tham dự hội thảo
Nếu bạn đi lại nhiều, bạn có thể cần check in thường xuyên để xem những người khác trong tổ chức của bạn đã mời bạn đến dự các cuộc hội thảo khi bạn trở về hay không. Outlook Web Access cho phép những người khác gởi cho bạn một e-mail đặc biệt mời bạn dự một cuộc hội thảo. Sau đó bạn chấp nhận yêu cầu đó để được tự động đưa vào cuộc hội thảo. Để trả lời một yêu cầu hội thảo, làm theo các bước sau đây:
1. Nhấp biểu tượng Inbox trong Navigation Bar.
Danh sách các thư điện tử xuất hiện.
2. Nhấp thư điện tử có một yêu cầu hội thảo.
Thư điện tử bạn nhấp mở ra, hiển thị một thanh công cụ đặc biệt có các nút được ghi nhãn là Accept, Tentative và Decline; Các yêu cầu hội thảo xuất hiện trong Inbox (như với bất kỳ e-mail khác), nhưng biểu tượng đứng trước một yêu cầu hội thảo trông khác với biểu tượng đứng trước những thư điện tử khác. (Các thư điện tử e-mail bình thường có một biểu tượng trông giống như một phong bì nhỏ; biểu tượng yêu cầu hội thảo là một phong bì có hai khuôn mặt nằm trước nó).
3. Nhấp một trong các nút trong thanh công cụ; sau đó nhấp Send.
Thư trả lời của bạn được gởi đến người tổ chức hội thảo.
Khi bạn chấp nhận một yêu cầu hội thảo, cuộc hội thảo được tự động thêm vào lịch của bạn và lịch của người tổ chức hội thảo phản ánh việc rằng bạn đã đồng ý dự cuộc hội thảo.
Một yêu cầu hội thảo có các nút đặc biệt để chấp nhận hoặc từ chối một cuộc hội thảo.
Nhiều tổ chức thiết lập một hệ thống được gọi là các folder công cộng – một diễn đàn để chia sẻ thông tin và để tổ chức các cuộc thảo luận nhóm đang tiến triển. Bạn có thể sử dụng Outlook Web Access để xem các folder công cộng của nhóm của bạn và tham gia cuộc thảo luận nhóm thậm chí khi bạn ở bên ngoài văn phòng.
Trước khi nhảy vào một cuộc trò chuyện, có lẽ bạn phải tìm hiểu nội dung cuộc thảo luận. Nếu cuộc trò chuyện được chứa trong một folder công cộng, bạn có thể làm điều đó bằng cách thực hiện theo các bước sau đây:
1. Nhấp nút Public Folders trong Navigation Bar.
Danh sách các folder công cộng xuất hiện
2. Nhấp tên của folder công cộng mà bạn muốn xem.
Một danh sách các thư điện tử xuất hiện.
3. Nhấp thư điện tử mà bạn muốn xem.
Nội dung của thư điện tử mà bạn nhấp xuất hiện trong Reading Pane.
Folder List chứa bộ sưu tập folder công cộng của bạn.
Reading Pane thường mở, cho phép bạn zoom qua các thư điện tử trong folder mà bạn đang chọn bằng cách nhấn các phím mũi tên hướng lên và hướng xuống trên bàn phím.
Thêm các mục vào folder công cộng
Khi bạn đọc một cuộc thảo luận trong một folder công cộng và bạn không thể cưỡng lại đặt vao hai cent, đừng (nghĩa là cưỡng lai). Bạn có thể post lên các từ thông thái của bạn để tất cả mọi người thấy bằng cách làm theo các bước sau đây:
1. Nhấp nút Public Folder trong Navigation Bar.
Danh sách các folder công cộng xuất hiện.
2. Nhấp tên của folder công cộng mà bạn muốn post một thư điện tử mới lên đó.
Một danh sách thư điện tử xuất hiện.
3. Nhấp nút New trong thanh công cụ.
Form thư điện tử mới xuất hiện.
4. Nhập chủ đề và nội dung của thư điện tử, sau đó nhấp nút Post.
Thư điện tử được post lên folder công cộng mà bạn đã chọn.
Hãy nhớ, các folder công cộng có thể được thiết lập để hầu hết mọi người chỉ đọc các thư điện tử nhưng không viết các thư điện tử vào folder đó. Đừng bực bội nếu kiệt tác của bạn không được post lên một folder công cộng nhất định; hãy hỏi nhà quản trị hệ thống của bạn để biết ai sở hữu folder và đề nghị họ cho bạn quyền post lên folder đó.
Bạn có thể điều chỉnh một số tùy chọn giới hạn thông qua Outlook Web Access. Để xem các tùy chọn nào có sẵn, nhấp biểu tượng Options hình Outlook Bar. Bạn có thể muốn điều chỉnh các tùy chọn thư điện tử e-mail hoặc cách các ngày tháng được hiển thị. Tuy nhiên, phần lớn bạn sẽ không bỏ lỡ nhiều nếu bạn để yên các tùy chọn.
Nếu bạn phải như khi đang bệnh, hãy nhớ hai quy tắc quan trọng sau đây:
· Đừng quay trở lại từ “ngày bệnh” (Sick Day) của bạn với một nước da rám rắng mới đẹp.
· Bật thư điện tử Outlook Out of Office để người ta không nghĩ bạn đang tránh họ (thậm chí nếu bạn đang tránh).
Dĩ nhiên, thật khá ngớ ngẩn khi đi vào văn phòng chỉ để bật thư điện tử Outlook Out Of Office của bạn. Với OWA, bạn chỉ việc đăng nhập từ nhà (hoặc bất cứ nơi nào) và thiết lập thư điện tử Out of Office – tự động gởi một thư phản hồi cho tất cả thư điện tử e-mail đến nói rằng bạn không có mặt ngay tức thì.
Tùy chọn mà rất có khả năng bạn sử dụng là thư điện tử Out of Office. Sau cùng, nếu bạn phải nghỉ một ngày bệnh, bạn không muốn phải kéo lê vào văn phòng để bật thư điện tử Out of Office khó chịu đó. Hãy tự giúp mình tránh khỏi sự phiền phức bằng cách làm theo các bước sau đây:
1. Nhấp biểu tượng Options trong Outlook Bar.
Trang Options xuất hiện.
2. Nhấp các từ “Out of the Office Assistant”.
Vòng tròn kế bên các từ mà bạn đã nhấp trở nên tối, để cho bạn thấy bạn đã chọn chúng. Bạn cũng có thể thêm một thư điện tử chi tiết, mô tả tất cả chi tiết ly kỳ về lý do tại sao bạn vắng mặt
3. Nhấp Save.
Trang Options đóng lại.
Bây giờ bạn có thể không còn có cảm giác áy náy nữa về việc không đi đến văn phòng làm việc.
Outlook cho bạn đưa ra những quy tắc. Bạn chỉ phải đưa ra những quy tắc về điều gì xảy ra đối với các thư điện tử e-mail đến của bạn. Những quy tắc về việc rửa bát hoặc đi đổ rác được đưa ra bởi một người khác nào đó – thường là vợ hoặc chồng hoặc mẹ của bạn. Nhưng bạn vẫn có thể tạo một quy tắc Outlook để bỏ qua những thư điện tử về rác và đĩa. Đó là sự tiến bộ.
Nếu bạn không đến văn phòng, hãy cho mọi người biết.
Outlook Web Access chỉ cho bạn tạo một vài quy tắc nhỏ, hầu hết về việc di chuyển các thư điện tử từ những người nhất định đến những folder nhất định. Để tạo một quy tắc (rule) mới trong Outlook Web Access, làm theo các bước sau đây:
1. Nhấp nút Rules trong Options.
Màn hình Rules xuất hiện.
2. Nhấp nút New.
Màn hình Edit Rule xuất hiện.
3. Điền vào màn hình Edit Rule.
Ví dụ, nếu bạn muốn di chuyển các thư điện tử mà bạn nhận được từ một người nhất định vào một folder nhất định, nhập địa chỉ e-mail của người đó trong hộp From field Contains, sau đó nhấp từ được gạch dưới được xác định trong Move It to the Specified Folder. Điều đó mở ra màn hình Move/Copy Item, nơi bạn có thể nhấp một folder và sau đó nhấp OK.
4. Nhấp Save.
Bạn có thể chỉ tạo những quy tắc khá đơn giản từ Outlook Web Access, nhưng bất kỳ quy tắc tỉ mỉ mà bạn đã tạo trước đó trong phiên bản desktop vẫn có tác dụng khi bạn làm việc trong phiên bản Web.
Bạn có thể tạo các quy tắc đơn giản trong Outlook Web Access
Bạn phải quyết định khi nào đưa vào một chữ ký mà bạn được phép tạo trong Outlook Web Access. Chữ ký của bạn dành cho công việc kinh doanh có thể rất quan trọng và chính thức.
Tạo một chữ ký trong Outlook Web Access bằng những bước sau đây:
1. Nhấp nút Options trong Navigation Bar.
Màn hình Options xuất hiện.
2. Nhấp nút Messaging, chọn tiếp e-mail signature
Có thể bạn phải cuộn xuống một chút để xem thấy nút này.
Tạo một chữ ký cho Outlook Web Access
3. Gõ nhập text chữ ký.
Bạn có thể cách điệu hóa text bằng cách sử dụng những nút định dạng ở phần trên cùng của màn hình.
4. Nhấp nút Save.
Nếu bạn nhấp hộp kiểm Automatically Inclule My Signature on Outgoing Messages, bạn có thể đoán điều gì xảy ra. Đúng vậy: Chữ ký của bạn được tự động đưa vào tất cả thư điện tử đi. Thật là trùng hợp! Nếu bạn không đánh dấu kiểm hộp này, chỉ việc nhấp nút signature ở phần trên cùng của form thư điện tử khi bạn muốn thêm chữ ký vào một e-mail.
Xem video minh họa về Outlook Web Access tại địa chỉ sau:
