Dựa theo hành vi sử dụng của người dùng, Microsoft tạm chia xu thế thị trường thành những nhóm nhu cầu cụ thể như sau:
– Nhu cầu tận dụng được trí tuệ tập thể
– Quản lý được khối lượng thông tin khổng lồ
– Làm việc linh động ở khắp mọi nơi và trên mọi thiết bị
– Giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn nhờ môi trường ảo hóa
– Dễ dàng phát triển các ứng dụng doanh nghiệp nhờ Office 2010
Sau đây là phần thông tin chi tiết cho từng nhóm nhu cầu nêu trên
1) Tận dụng được trí tuệ tập thể
Nhờ có sự làm việc theo nhóm mà các công ty đã tận dụng được sức mạnh và trí tuệ tập thể. Những người đang sinh ra và lớn lên trong thời đại công nghệ thông tin sẽ luôn có xu hướng làm việc cộng tác, họ sẽ tìm tất cả mọi câu trả lời cần thiết bằng một cú click chuột thay vì phải chạy đến tìm kiếm lục lọi thông tin trong các thư viện.
Những nhóm làm việc ngày càng mở rộng và không phải chỉ giới hạn trong phạm vi địa lý nhỏ hẹp, hoặc cùng múi giờ.
Một trong những vấn đề mà những người làm việc cộng tác thường gặp phải đó là làm thế nào để quản lý những phiên bản tài liệu khác nhau, làm thế nào để nhiều người cùng đồng thời truy suất và xử lý chung 1 tài liệu.
Office 2010 cung cấp khả năng làm việc cộng tác mới và cải tiến công nghệ truyền thông hợp nhất giúp
- người làm việc văn phòng giảm thiểu được nhiều chi phí đi lại
- hỗ trợ việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin, chuyên môn dễ dàng và nhanh chóng hơn
- thay thế được hệ thống PBX truyền thống
- giảm chi phí từ việc phải trang bị những công cụ đắt tiền từ các hãng thứ ba
- giảm chi phí lưu trữ và băng thông khi biến e-mail trở thành một công cụ làm việc cộng tác chủ chốt
i) Giảm bớt được thời gian xử lý và đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn
Với office 2010, thay vì sử dụng e-mail là phương tiện chủ yếu, thì bây giờ nhiều người có thể làm việc trên cùng 1 tài liệu cùng lúc trong nhiều ứng dụng khác nhau trong bộ Office 2010 (như Word, PowerPoint, OneNote và Web Apps cho OneNote và Excel). Nếu bạn là chủ nhân của tài liệu, bạn có thể phân quyền cho ai được phép chỉnh sửa phần nào trên tài liệu của mình. Đây là chức năng mới “Co-authoring” trên Word 2010.
Mô tả tính năng cụ thể:
- Cho phép nhiều người cùng truy cập vào một Server document cùng 1 thời điểm làm việc trên những phần khác nhau của cùng 1 tài liệu
- Bạn có thể thấy được tình trạng hiện thời của tài liệu với ai là người đang truy cập và họ đang chỉnh sửa phần nào của tài liệu từ đó có thể
- § Gọi hoặc IM cho ai đó chỉ với 1 cú click chuột ngay trong tài liệu (yêu cầu phải cài đặt Communicator và OCS)
- § Khóa 1 đoạn văn bản để chỉ 1 người sửa vào cùng 1 thời điểm
- o Tài liệu cũng sẽ không tự động cập nhật thay đổi và các tác giả sau khi đã hoàn tất việc chỉnh sửa sẽ tiến hành đồng bộ thủ công để tránh sự phân tâm trong lúc soạn thảo.
- o Bạn cũng có thể quyết định hạn chế số lượng người tham gia chỉnh sửa tài liệu một cách cụ thể, cho toàn bộ tài liệu hay chỉ cho từng phần nhất định
Ví dụ về tình huống cụ thể:
Bộ phận kinh doanh nhận được yêu cầu báo giá từ một khách hàng quan trọng và cần phải thực hiện trong thời gian sớm nhất nhưng cũng đòi hỏi phải có thông tin chính xác từ nhiều bộ phận liên quan và tránh những lỗi lặt vặt không cần thiết trong tài liệu này.
Bộ phận kinh doanh cần sự bổ sung thông tin về đặc tính của sản phẩm từ nhóm kỹ thuật, về tiến độ dự án từ nhóm quản trị dự án và danh mục hàng hóa và giá từ bộ phận kế toán chẳng hạn. Nhờ có tính năng co-authoring trong Word 2010, bộ phận kinh doanh có thể xây dựng nhanh một biểu mẫu và từng bộ phận liên quan có thể làm việc trên phần nội dung của mình.
Khi mỗi bộ phận hoàn tất công việc của mình, bạn sẽ không cần phải mất thời gian đi thu thập thông tin từ nhiều nguồn. Nhiệm vụ của bộ phận kinh doanh chỉ là kiểm tra lại thông tin và đánh bóng lại tài liệu nhờ những công cụ định dạng có sẵn trên Word.
Và thế là phòng kinh doanh đã có một tài liệu hoàn chỉnh, đẹp mắt, đầy đủ thông tin chính xác và có thể gửi cho khách hàng ngay lập tức.
Ghi chú bổ sung
Chức năng co-authoring cũng có trên PowerPoint 2010 nhưng không hỗ trợ hiển thị thông tin về những người đang truy cập tài liệu.
Co-authoring cũng chạy được trên OneNote 2010 (và cả OneNote 2007) khi bạn tiến hành chia sẽ NoteBooks nhưng 1) chỉ có tên của các tác giả khác xuất hiện mà không có biểu tượng về tình trạng; 2) những thay đổi sẽ được cập nhật một cách tự động và gần như là “real time”
ii) Khả năng chia sẻ 1 ứng dụng
Bạn sẽ không cần phải tốn thêm chi phí trang bị những công cụ đắt tiền và thời gian lắp đặt công phu mà vẫn có thể chia sẻ ứng dụng với những người khác dễ dàng.
Mô tả tính năng cụ thể:
Bạn có thể chia sẻ ứng dụng với vài cú click chuột
o Thông qua chức năng Backstage view mới của các ứng dụng Office 2010
o Thông qua Office Communicator 2010
Người xem sẽ có thể xem rõ ràng các ứng dụng mà bạn đang chia sẻ và những thay đổi mà bạn đang thực hiện
Lợi ích:
Không cần phải trang bị những công cụ đặc biệt. Điều này giúp
o Tiết kiệm chi phí
o Tránh được những vấn đề liên quan đến tương thích
Giảm bớt được thời gian setup hệ thống phức tạp
Cho phép các đồng nghiệp thấy được rõ ràng các tài liệu mà mình đang trình bày để tránh hiểu nhầm thông tin
Ví dụ về tình huống cụ thể:
1 giám đốc marketing đang chuẩn bị làm việc với các nhân viên kinh doanh, một số thành viên không ngồi cùng một nơi, anh ta không cần phải thiết lập một hệ thống broadcast phức tạp và cũng không muốn gửi file tài liệu qua e-mail vì tập tin khá lớn vẫn cần chỉnh sửa trong lúc thảo luận.
Từ PowerPoint 2010, anh ta có thể thực hiện việc chia sẻ ứng dụng này với tất cả mọi thành viên và cập nhật thông tin ngay trong quá trình trao đổi và đảm bảo rằng mọi người đang nói chuyện trên cùng 1 nội dung tài liệu.
Ghi chú bổ sung
Để làm được bạn cần phải có OCS và SharePoint Server
iii) Kiểm soát được e-mail và lịch làm việc
Outlook 2010 được tích hợp rất nhiều tính năng mới nhằm giúp mọi người kết nối được với nhau và tổ chức được thông tin một cách khoa học. Khối lượng thông tin ngày càng bùng nổ và bạn có thể tưởng tượng sự khác biệt giữa lượng e-mail mà bạn nhận được trung bình 1 tuần thời điểm này với cách đây 10 năm như thế nào. Outlook 2010 được thiết kế lại với nhu cầu này. Sau đây là một vài điểm nhấn mà có thể giúp bạn tiết kiệm được thêm thời gian và gửi đúng thông điệp cho đúng người nhận.
Mailtips
Mô tả tính năng cụ thể:
o Cảnh báo khi bạn dự định gửi 1 e-mail cho một nhóm hay một người bên ngoài công ty, hoặc cho một nhóm người rất lớn hoặc cho ai đó đ8ang không ở văn phòng
o Bộ phận IT có thể định nghĩa lại MailTip tùy thuộc vào tình hình thực tế hoạt động của đơn vị mình
Lợi ích:
o Giảm đi số lượng e-mail dư thừa từ những cảnh báo vì ai đó không thể trả lời e-mail
o Tránh việc gửi đi những thông tin không đúng cho một nhóm người rất lớn
o Bảo vệ sở hữu trí tuệ hoặc thông tin khi gửi ra khỏi phạm vi doanh nghiệp
Ví dụ về tình huống cụ thể:
Một nhân viên kinh doanh chuẩn bị gửi một bản báo cáo về hoạt động bán hàng cho giám đốc là Grey Smiley. Tuy nhiên anh ta cũng không nhận ra rằng khi gõ và chữ Grey thì chương trình tự động điền là Grey Smith. Grey Smith lại là một khách hàng trong khu vực.
Với chức năng mail tips, nhân viên kinh doanh này sẽ nhận được một cảnh báo rằng anh ta đang chuẩn bị gửi e-mail cho một người ngoài công ty và có thể giúp anh ta chỉnh sửa lại sai sót này tránh gửi những thông tin quan trọng tới người bên ngoài.
Custom Actions
Mô tả tính năng cụ thể:
o Tận dụng ưu điểm của những hành động thông dụng cho những lệnh hoặc cú click chuột khác nhau như forward 1 thư đến nhóm trong khi gắn thêm 1 tác vụ, điền thêm một ghi chú trong 1 thư mục và trả lời, tổ chức một cuộc họp nhóm hoặc nhiều hơn thế nữa…
(tương tự như việc tạo một Macro thông qua giao diện đồ họa vậy)
Lợi ích:
o Tiết kiệm thời gian thao tác trong hộp inbox hoặc calendar bằng cách giảm số lượng click chuột cho các hành động
o Tránh tìm kiếm các lệnh bằng cách giữ những lệnh ưa thích ở ngay trung tâm và nhóm chúng lại với nhau
Ví dụ về tình huống cụ thể:
Một người quản lý sản phẩm của nhiều bộ phận khác nhau. Anh ta phải nhận rất nhiều email trong một ngày và gặp khó khăn trong việc tổ chức lại thông tin của các sản phẩm khác nhau.
Với Custom Actions, anh ta có thể tạo 1 shortcut cho mỗi sản phẩm để forward đến nhóm cộng tác của mình, lưu giữ chúng trong thư mục phù hợp và xóa thư trong hộp inbox chỉ với 1 cú click chuột duy nhất
(xem tiếp)
