3) Làm việc ở mọi nơi và trên mọi thiết bị:
- Người làm việc ngày nay ngày càng càng có xu hướng làm việc di động – và không phải chỉ đơn thuần là làm việc từ xa.
- Và điều quan trọng là bạn phải làm thế nào để tất cả nhân viên cảm thấy thoải mái và làm việc hiệu quả cho dù họ đang ở bất cứ nơi nào bên ngoài hoặc bên trong văn phòng.
- Và dĩ nhiên là bạn cũng sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí quản lý nhờ việc linh động cho nhân viên làm việc từ xa
Với Office 2010, chúng tôi tiếp tục cung cấp cho người dùng những kinh nghiệm tương tự nhưng có thể vận hành tốt trên cả Desktop, thiết bị di động và trình duyệt web giúp họ cảm thấy tự do làm việc ở bất cứ nơi đâu và với bất cứ thiết bị di động nào.
- Cụ thể là sản phẩm Office Web Application cho phép bạn làm việc với bất trình duyệt nào hoặc với bất cứ thiết bị di động nào
- Để dễ hình dung, bạn có thể liên tưởng đến sản phẩm Outlook. Với Microsoft Outlook chạy trên Desktop bạn sẽ có những tính năng mạnh mẽ nhất. Và khi bạn muốn thông tin luôn theo sát khi phải đi ra ngoài, bạn có thể dùng Outlook Mobile trên điện thoại di động. Tuy nhiên, với chiếc điện thoại di động, bạn không thể viết cả cuốn tiểu thuyết được. Và với OWA, bạn có thể truy cập thông tin với bất cứ trình duyệt web nào khi không có máy tính cá nhân của mình bên cạnh.
- Với Office Web Apps bạn cũng sẽ có những ứng dụng tương tự như trên và có thể tự do ở bất cứ nơi nào.
- Và tương tự như vậy Office Mobile sẽ giúp cho chiếc điện thoại của bạn không chỉ dừng lại ở việc xem các tài liệu Office 2010.
- Việc thay đổi thông tin cho tài liệu sẽ được cập nhật cho tất cả các hình thức nêu trên và bạn sẽ hoàn toàn tin tưởng rằng những thay đổi mà mình thực hiện sẽ được lưu trữ theo ý muốn.
i) Làm việc với bất kỳ thiết bị nào và ở bất cứ nơi đâu
Office Web Apps bạn làm việc ở bất cứ đâu, bằng bất cứ thiết bị nào với giao diện Office quen thuộc.
Mô tả tính năng:
- Các ứng dụng được hỗ trợ Excel, Word, PowerPoint, OneNote.
- Các trình duyệt được hỗ trợ: IE, Firefox và Safari.
- Các hiệu chỉnh sẽ được lưu chính xác như bạn mong muốn, giống như khi làm việc với phần mềm chạy từ máy tính.
- Làm việc cộng tác với phiên bản OneNote và Excel chạy trên nền web.
- Có khả năng hạn chế việc hiệu chỉnh tài liệu.
Lợi ích:
- Bạn không cần phải luôn mang theo máy tính bên cạnh để truy cập và làm việc với các tài liệu trong Office.
- Các hiệu chỉnh sẽ được lưu đúng như bạn mong đợi và nhóm làm việc sẽ luôn được cập nhật nôi dung mới nhất.
- Có thể làm việc trên nhiều thiết bị khác nhau.
Tình huống minh họa:
Một sự kiện quan trọng của công ty xảy ra trong lúc trưởng bộ phận PR đang có kỳ nghỉ dài ngày. Ông ấy cần hiệu chỉnh một số thông cáo báo chí trong file Word mà nhóm của mình đã viết.
Hiện tại, trưởng bộ phận PR không mang theo máy tính của mình và tại nhà hàng ông ta đang ngồi chỉ có một máy tính nhưng không cài đặt Office, tuy nhiên nhờ vào Office web Apps, ông ấy có thể đăng nhập thông qua trình duyệt web và hiệu chỉnh bản thông cáo báo chí. Nhờ vào các tính năng bảo mật, không có gì phải lo lắng về nguy cơ rò rỉ thông tin.
ii) Làm việc với SharePoint Document và List Offline với phiên bản mới của Groove: SharePoint Workspace 2010:
SharePoint Workspace 2010 (trước đây có tên là Groove) giúp bạn vượt qua các giới hạn trước đây. Bây giờ, bạn có thể hiệu chỉnh các tài liệu trong SharePoint mà không cần kết nối (offline), sau đó các tài liệu này sẽ được đồng bộ một cách dễ dàng khi nhóm làm việc của bạn cùng kết nối vào một trang của SharePoint (online). Sản phẩm được đổi tên nhằm phản ánh sự liền mạch giữa tình trạng online / offline với sản phẩm SharePoint Server.
Mô tả tính năng:
- Giờ đây bạn có thể đưa những SharePoint Library và SharePoint List về làm việc offline trên máy tính của mình đơn giản bằng cách trỏ đến một trang SharePoint.
- Các thay đổi thực hiện khi offline sẽ tự động đồng bộ với Server ngay khi có kết nối.
- Trước đây, chỉ có Document Library có thể thực hiện offline với Groove nhưng giờ đây cả SharePoint Library cũng có thể làm được điều tương tự.
- Sử dụng công cụ tìm kiếm Desktop để tìm các nội dung trên SharePoint thông qua SharePoint Worlspace.
Lợi ích:
- Có thể làm việc tại bất cứ đâu.
- Cập nhật nội dung cho cả nhóm làm việc.
- Tiết kiệm chi phí di chuyển do mọi người có thể làm việc hiệu quả từ xa.
- Ngay cả các tài liệu công ty vốn phụ thuộc vào các hệ thống hạ tầng cũng trở nên linh động hơn, cho phép bạn làm việc tại bất cứ đâu, bất cứ khi nào.
- Dễ dàng chia sẻ các file dung lượng lớn với khách hàng và đối tác.
Tình huống minh họa:
Một nhà quản lý của công ty đang có chuyến đi Hà Nội.
Trong lúc vội vàng ra sân bay ông ấy đã rời khỏi văn phòng mà quên download tài liệu từ mạng nội bộ. Nhưng nhờ vào việc sử dụng SharePoint Workspace, điều này không gây ra vấn đề nghiêm trọng nào vì bất cứ khi nào cần tài liệu, nhà quản lý này có thể đồng bộ dễ dàng từ máy tính của mình.
Khi ông ấy đến khách sạn, chẳng cần lo lắng về VPN để cập nhật các tài liều đã hiệu chỉnh cho nhóm của mình, tất cả đều sẽ được đồng bộ tự động ngay khi có kết nối mạng.
(Xem tiếp)
